Aplicații Informatice în Microsoft Excel Destinate Managementului Firmelor

Programul informatic Microsoft EXCEL face parte din pachetul de programe Microsoft OFFICE şi este cel mai cuprinzător şi mai puternic instrument pentru crearea şi gestiunea foilor de calcul, precum şi pentru efectuarea calculelor tabelare.

În sprijinul activităţilor manageriale ale firmelor, acest software furnizează numeroase funcţii pentru baze de date, financiare, de informare, de căutare şi statistice.

De asemenea, oferă facilităţi de gestionare a datelor, posibilităţi de construire a unor formulare şi diagrame profesionale, posibilităţi de formatare a datelor din tabele, analize a datelor pe baza unor funcţii speciale, precum şi posibilitatea de personalizare a programului conform stilului de lucru al utilizatorului. În plus, este perfect compatibil cu celelalte aplicaţii din pachetul Microsoft OFFICE.

Vom prezenta 10 aplicaţii care pot fi de real folos firmelor. Precizăm că toate denumirile (firme, produse, etc) pe care le vom utiliza în cadrul aplicaţiilor sunt fictive.

Aplicaţia 1- Previziunea vânzărilor unei firme folosind funcţiile LINEAR TREND şi GROWTH TREND

Vânzările firmei ALTAKA S.A. în cel de-al doilea semestru al anului 2003 au avut următoarea evoluţie:

Luna Valoare vânzări(EUR)

Iulie 285000

August 327400

Septembrie 365290

Octombrie 380200

Noiembrie 400350

Decembrie 479500

Managerul de vânzări a acestei firme doreşte să realizeze o previziune a vânzărilor pe primul trimestru a anului 2004, necesară creării unor strategii de vânzări eficiente. Poate folosi în acest scop funcţiile de previziune LINEAR TREND şi GROWTH TREND furnizate de programul informatic Microsoft EXCEL. Va aplica prima funcţie în cazul în care consideră că tendinţa vânzărilor din ultimele 6 luni ale anului 2003 se va păstra sau a doua funcţie în cazul în care se prevede apariţia pe piaţă a unor factori care să favorizeze creşterea vânzărilor.

Vom deschide programul EXCEL.

- Vom uni celulele A1:G1 astfel: selectăm celulele de la A1 la G1; pe zona selectată efectuăm click dreapta; apare fereastra Formatare celule, selectăm eticheta Aliniere(Alignement) şi Îmbinare celule (Merge cells). În zona de celule unite vom scrie „Previziunea vânzărilor firmei ALTAKA S.A.”, pe care o scriem cu Arial 12, Boldat, Centrat;

- În celula A2 vom scrie: „Luna” (Arial 10, Boldat, Centrat), iar în B2 „Valoare vânzări” (Arial 10, Boldat, Centrat). Din A3 în A8 vom scrie : iulie, august decembrie. Din B3 în B8 vom trece valorile vânzărilor din al doilea semestru al anului 2003;

- În celulele A9, A10, A11 vom scrie: ian2004, feb2004, mar2004;

- Selectăm valorile vânzărilor care sunt inserate în celulele de la B3 la B8;

- Poziţionăm cursorul în partea dreaptă – jos a zonei de celule selectate, exact pe punctul îngroşat şi, ţinând apăsat click dreapta, ne deplasăm în jos, pe coloană, din acel punct, astfel încât să selectăm şi celulele B9, B10 şi B11;

- Apare o fereastră din care selectăm funcţia LINEAR TREND sau TENDINŢĂ LINEARĂ(dacă e disponibilă versiunea programului EXCEL în română). Vor fi afişate valorile corespunzătoare previziunii vânzărilor pe primele 3 luni ale anului 2004, considerând că tendinţa vânzărilor din ultimele 6 luni ale anului 2003 se va păstra;

- Selectăm domeniul A2:A8, B2:B8 şi îl copiem în zona D2:D8, E2:E8 (folosind comenzile Copiere şi Lipire specială);

- Introducem în celulele D9, D10, D11: ian2004, feb2004, mar2004;

- Utilizând exact acelaşi procedeu ca în cazul aplicării funcţiei Tendinţă lineară, aplicăm funcţia GROWTH TREND (Tendinţă de creştere). Vor fi afişate valorile corespunzătoare previziunii vânzărilor pe primele 3 luni ale anului 2004, considerând că se prevede apariţia pe piaţă a unor factori care să favorizeze creşterea vânzărilor.

Fig. 1 – Previziunea vânzărilor folosind funcţiile Linear Trend şi Growth Trend

Aplicaţia 2- Previziunea vânzărilor unei firme folosind funcţia statistică FORECAST

Firma DAMKA S.A. a înregistrat următoarele valori ale vânzărilor între anii 2000 şi 2003:

An Valoarea vânzărilor anuale cumulate

2000 843350 EURO

2001 852400 EURO

2002 921300 EURO

2003 956700 EURO

Managerul firmei îi cere directorului de marketing (care are în subordine Departamentul de vânzări) să realizeze o previziune a vânzărilor pe anul 2004, considerând că acestea vor avea o tendinţă de creştere lineară.

Se poate folosi şi în acest caz funcţia LINEAR TREND, dar, cum aceasta nu este disponibilă în lista de funcţii furnizate de EXCEL, vom utiliza pentru a rezolva această problemă o alternativă a funcţiei mai sus amintite, şi anume funcţia statistică FORECAST, care calculează o valoare viitoare pe baza unor valori existente. Deschidem o nouă foaie de lucru EXCEL.