Aprovizionarea întreprinderii și gestionarea stocurilor

In zilele noastre, au început să apară tot mai multe firme ce se afla intr-un proces de dezvoltare.

Pe langa pionii principali, angajatii, in varful ierarhiei se afla managerii, care trebuie sa se asigure de buna functionare a intregului sistem. Acestia au sarcini complexe: trebuie sa faca fata diverselor provocari aparute pe parcurs, sa ridice standardele de calitate ale produselor, dar in acelas timp sa aiba o foarte buna cooperare cu subalternii.

Desfasurarea neintrerupta a activitatii întreprinderilor este conditionata, în cea mai mare masura, de aprovizionarea la timp si completa a sectiilor, liniilor tehnologice a locurilor de munca cu materiile prime, materialele si procesele tehnologice ce au loc la produsele ce urmeaza a fi fabricate.

Aprovizionarea este reprezentata de ansamblul operatiunilor care au ca obiectiv punerea la dispozitia întreprinderii a produselor si serviciilor de care aceasta are nevoie si ope care le procura din afara întreprinderii. Se poate spune ca procesul de aprovizionare include atât cumpararea resurselor materiale cât si gestiunea stocurilor.

Punctul de plecare si problema principala asupra careia trebuie sa fie bazata preocuparea întreprinderii pentru o organizare corespunzatoare a acestei activitati, trebuie sa fie elaborarea unor norme si normative de consum cu fundamentarea stiintifica pentru toate materiile prime si materialele ce se consuma în întreprindere si pentru toate produsele ce se fabrica. Dispunand de aparatul tehnic de specialitate, cunoscand conditiile de productie, specificul tehnologiilor de fabricatie al diferitelor produse si retele de fabricatie, intreprinderea are toate posibilitatile de a elabora norme de consum stiintific fundamentate, care sa raspunda concret cerintelor de economisire a resurselor materiale si de valorificare superioara a lor.

Cunoscandu-se normele de consum si cele de stocuri, urmatoarea etapa in domeniul aprovizionarii este determinarea necesarului de aprovizionare pentru indeplinirea sarcinilor prevazute în planul de productie, planul de intretinere si reparatii, planul de investitii si a altor sectiuni ale planului economico-social al intreprinderii.

Dupa stabilirea cantitatilor de materii prime si materiale cu care trebuie sa se aprovizioneze intreprinderea, urmeaza etapa incheierii contractelor economice de vanzare-cumparare in baza repartitiilor si comenzilor de materiale si realizarea în fapt a activitatii comerciale.

Organizarea circulatiei valorilor materiale de la furnizor la beneficiar, receptia acestora din punct de vedere cantitativ si calitativ, depozitarea si pastrarea corespunzatoare si distribuirea lor catre sectiile si locurile de munca consumatoare, sunt cateva probleme ce sunt legate de procesul de aprovizionare .

Particularitatile procesului de aprovizionare in intreprinderile de industrie sunt legate de cel putin doua considerente :

a) faptul ca rezultatul activitatii productive se concretizeaza în alimente si bauturi ,

b) faptul ca, în marea lor majoritate, materiile prime utilizate de întreprinderile de industrie alimentara sunt furnizate de agricultura .

A. Principalele atributii si obiective ale aprovizionarii

1. procurarea la termenele stabilite a materiilor prime, materialelor de care intreprinderea are nevoie;

2. urmarirea evolutiei pietelor produselor pe care intreprinderea le utilizeaza;

3. stabilirea modalitatilor de aprovizionare pe care trebuie sa le respecte compartimentele intreprinderii;

4. elaborarea programelor de aprovizionare în functie de planul de fabricatie al intreprinderii;

5. stabilirea regulilor de control al marfurilor aprovizionate;

6. stabilirea criteriilor pentru o buna gestiune a stocurilor.

Responsabilii cu aprovizionarea trebuie, pe de o parte, sa aduca in intreprindere si sa stocheze resursele materiale necesare la un cost cat mai mic, iar pe de alta parte sa asigure disponibilitatea lor în scopul satisfacerii nevoilor celor care le utilizeaza.

Pentru a se face o aprovizionare la un cost cat mai scazut trebuie sa se respecte urmatoarele cerinte:

- sa se cumpere la un pret cat mai scazut dar tinandu-se cont de conditiile de calitate cerute

- costul de stocare sa fie cât mai mic, adica sa se stocheze cantitati cât mai mici posibil

- prin stocare sa se imobilizeze cat mai putini bani

Produsele stocate si destinate a fi livrate trebuie sa indeplineasca un anumit nivel de servire pe care întreprinderea îl doreste. Acest coeficient de servire se poate calcula ca raport intre cantitatile cerute si cantitatile furnizate sau la raportul între numarul de cereri satisfacute si numarul total de cereri.

In general se cauta ca aprovizionarea si stocarea sa se faca la costuri cât mai mici, tinandu-se cont de un anumit coeficient de servire.

B. Politica de aprovizionare

Este conditionata de un anumit numar de parametri care pentru responsabilii cu aprovizionarea reprezinta tot atâtea restrictii.

Acesti parametri sunt:

- Marimea capitalului disponibil pentru a fi investit în stocuri si anume politica ce va fi aleasa va trebui sa tina cont de posibilitatile financiare ale intreprinderii.

- Consumul pe perioade. O buna politica de aprovizionare nu poate fi conceputa decat prin previziunea productiei.

- Costuri. Exista mai multe categorii de costuri de care trebuie sa se tina seama:

a. costul de stocare, care include cheltuielile de depozitare, deprecierile sau deteriorarile produselor stocate precum si costurile financiare de natura dobanzilor

b. costul de derulare a comenzilor care cuprinde cheltuielile administrative ocazionate de aprovizionare, precum si costul livarii

c. costul de penurie, care are in vedere o eventuala ruptura de stoc si implica cheltuieli suplimentare pentru întreprindere

- Conditiile de cumparare. Acestea se refera la durata de aprovizionare.

- Natura produselor. Politica de aprovizionare trebuie sa tina cont de natura produselor stocate, adica de numarul acestora si periodicitatea aprovizionarii lor.

- Coeficientul de servire cerut. Un coeficient ridicat de servire va permite livrari rapide in cazul intreprinderilor comerciale si deci o buna servire a clientilor.