Comunicarea în Cadrul Firmei

1.Introducere

Toate definitiile date comunicarii umane, indiferent de scolile de gandire carora le apartin sau de orientarile in care se inscriu, au cel putin urmatoarele elemente comune: comunicarea este procesul de transmitere de informatii, idei, opinii, pareri, fie de la un individ la altul, fie de la un grup la altul; nici un fel de activitate, de la banalele activitati ale rutinei cotidiene pe care le traim fiecare dintre noi zilnic si pana la activitatile complexe desfasurate la nivelul organizatiilor, societatilor, cu lturilor, nu pot fi concepute in afara procesului de comunicare.

Scolastic, comunicarea poate fi inteleasa ca procesul de transmitere a unui mesaj de la emiţător către receptor folosind un anumit cod şi prin intermediul unui canal.

Importanţa acordată comunicării în organizaţii se datorează şi caracterului complex pe care procesul de comunicare îl are la nivel managerial. Astfel, în orice cadru organizaţional există numeroase reţele de comunicaţii, respectiv grupaje de canale de comunicaţii regăsite în configuraţii specifice care alcătuiesc sistemul de comunicaţii.

Rolul deosebit al acestuia în asigurarea funcţionalităţii şi eficacităţii activităţilor într-o organizaţie este generat, în principal, de:

- volumul, complexitatea şi diversitatea apreciabilă a obiectivelor existente la nivelul subsistemelor unei organizaţii, datorate impactului variabilelor mediului ambiant naţional precum şi a celui internaţional;

- mutaţiile profunde ce survin odată cu evoluţia socială, legislativă şi economică în fiecare legislatură, şi care au un impact deosebit de puternic la nivelul fiecărei organizaţii în caracteristicile sale dimensionale şi funcţionale; de exemplu, grupurile şi modul de concepere şi funcţionare a acestora; de asemenea, comunicaţiile au rol important în cadru decizional, de a amplifica legăturile dintre componenţii grupurilor, de a consolida coeziunea acestora;

- activitatea membrilor unei organizaţii care ocupă funcţii de conducere; Mintzberg considera că managerii îndeplinesc trei categorii de roluri: interpersonal, informaţional şi decisional .

Un procent foarte mare (până la 80%) din ponderea activităţilor pe care le desfăşoară un manager în cadrul unei organizaţii îl reprezintă activităţile de comunicare. Acest procent variază în funcţie de poziţiile ierarhice la care se desfăşoară activităţile; astfel, cu cât un individ se află mai sus în ierarhie, cu atât mai mare va fi ponderea comunicării în activitatea pe care o desfăşoară prin rolurile pe care le îndeplineşte. După Mintzberg există, aşa cum mai spuneam, mai multe categorii de roluri pe care le pot îndeplini indivizii aflaţi în funcţii de conducere: roluri interpersonale, informaţionale sau decizionale.

Rolurile interpersonale se referă la capacitatea managerilor de a reprezenta un anume departament, compartiment sau o anume direcţie în faţa celorlalţi angajaţi, de a motiva şi influenţa angajaţii, de a crea şi a menţine legăturile atât în interiorul, cât şi în exteriorul unei organizaţii.

Rolurile informaţionale se referă la capacitatea managerilor de a colecta, a monitoriza, a prelucra, a sintetiza şi a transmite informaţii în interiorul, ca şi în exteriorul organizaţiei, precum şi între aceasta şi alte organizaţii (sunt realizate, de regulă, de departamentul Relaţii Publice din cadrul organizaţiilor).

Rolurile decizionale au în vedere calitatea de întreprinzător, capacitatea de rezolvare a disfuncţionalităţilor, responsabilitatea de a aloca resurse şi capacitatea de a negocia, ce se realizează prin iniţierea de activităţi, de strategii şi tactici care să conducă la schimbare (sunt realizate de toţi angajaţii din funcţii de conducere la diferite nivele ierarhice, de la şeful de departament, compartiment, direcţie şi până la managementul de vârf)

2.Retele de comunicare

Retelele de comunicare reprezinta ansamblul canalelor de comunicare dispuse intr-o anumita configuratie.

Tipurile de comunicare în reţea cunoaşte mai multe subtipuri :

l. Retea in cerc :

- fiecare participant are sanse egale de a comunica cu ceilalti;

- participantii sunt marcati de un grad de satisfactie mai mare, intrucat nici un membru nu se situeaza pe pozitia de lider;

- se adapteaza cel mai usor noilor sarcini ale grupului;

- caracteristica grupurilor creative si neformale;

- practicata de managerii cu stil democrat de conducere.

2. Retea in X:

- apare un lider, ceilalti membri au unele restrictii in comunicare;

- specifica grupurilor neformale;

- practicata de managerii cu stil de conducere „laissez fair”.

3. Retea in Y:

- practicata in conducerea centralizata;

- specifica activitatilor operative.

4. Retea in lant:

- apare un leader;

- specifica grupurilor neformale.

Fiecare retea de comunicare se caracterizeaza prin:

- tip (cerc, lant, stea, in Y);

- numar de verigi;

- grad de flexibilitate, adica posibilitatea de a se transforma intr-o alta retea;

- suma vecinilor, adica numarul total de persoane cu care fiecare membru al grupului poate intra in relatii directe;

- indicele de conexiune, adica cel mai mic numar de canale inchise sau deschise care antreneaza dupa sine izolarea unui post, deconectarea lui. Reflecta nivelul de siguranta al organizarii retelei de comunicare;