Comunicarea între Instituțiile Publice Europene și Instituțiile Publice Naționale

Comunicarea între Instituţiile Publice Europene şi Instituţiile Publice Naţionale

"Omul poate dobândi diferite competente în viată, inclusiv pe aceea de a comunica." (Florina Mohanu)

Argument

Din punct de vedere cronologic, comunicarea este primul instrument spiritual al omului în procesul socializarii sale.

Comunicarea "schimbul de informatii, idei si sentimente" a fost definit ca un proces interpersonal de transmitere si receptie de simboluri care au atasate întelesuri. Comunicarea este deci acel fenomen care permite crearea de legături între oameni, între institutii si între institutii si oameni, legături asemănătoare unor punti invizibile de esentă informatională. Managerul este persoana cu autoritate asupra unei organizatii sau a unei subunităti a acesteia si care trebuie să îsi asume una sau mai multe dintre functiunile manageriale identificate de H. Fayol: planificare, organizare, conducere, coordonare si control. Comunicarea este vitală în fiecare dintre ele. Unii specialisti au ajuns la concluzia ca elementele manageriale importante sunt:

▪ comunicarea (schimb de informatii de naturi diferite pe cale orală si scrisă), care ocupă aproximativ o treime din timpul de lucru;

▪ managementul traditional (planificare, luare de decizii si control), care ocupă aproximativ tot o treime din timpul de lucru;

▪ corelarea (interactiunea, tot prin comunicare, cu cei din jur, din interior si exteriorul organizatiei), care ocupă în jur de o cincime din timp;

▪ managementul resurselor umane (motivare/încurajare, sfătuire/disciplinare, managementul conflictului, angajare de personal - Real managers, 1988).

Toate aceste activităti specifice activitătii manageriale au ca principiu fundamental comunicarea.

Comunicarea este o activitate esenţială nu doar la interfaţa dintre organizaţie şi clienţi, ci şi în cadrul acesteia.

Secolul XXI poate fi numit şi secolul comunicării.

1.1. Tipuri de comunicare

Comunicarea unei instituţii poate îmbrăca două aspecte:

A. Comunicare internă reprezintă comunicarea în interiorul organizaţiei. Aceasta se desfăşoară pe cinci paliere:

▪ Comunicarea de sus în jos (verticală descendentă) - cuprinde fluxuri de informaţii (mesaje) generate de managerii de la nivelurile cele mai înalte ale instituţiei şi adresate celor de la nivelurile inferioare. Ea se manifestă între manageri şi subordonaţi şi se concretizează prin decizii, instrucţiuni, proceduri, reglementări interne, norme, rapoarte etc.

▪ Comunicarea de jos în sus (verticală ascendentă) - se stabileşte între conducere şi subordonaţi, fiind caracterizată de fluxuri de informaţii orientate „de jos în sus” în cadrul unei organizaţii, pe verticala sistemului de management. Prin intermediul acestor canale de comunicare sunt furnizate informaţii pentru control şi fundamentare a deciziilor.

▪ Comunicarea orizontală - apare între persoane care ocupă poziţii situate la acelaşi nivel ierarhic în sistemul de management, între care există relaţii organizatorice de cooperare. Acest tip de comunicare este necesar pentru coordonarea diverselor funcţii ale instituţiei.

▪ Comunicarea oblică - apare, de obicei între persoane ce ocupă posturi situate pe niveluri ierarhice diferite, fără ca între acestea să existe relaţii de autoritate de tip ierarhic.

▪ Comunicarea în reţea - în interiorul organizaţiei se configurează diverse grupuri, pe de o parte în raport cu structura firmei (departamentele), pe de altă parte în raport cu interesele indivizilor (grupuri informale).

Comunicarea în interiorul unei organizaţii poate fi formală sau informală. Aceasta din urmă are o importanţă mai mare decât cealaltă, dat fiind caracterul ei subiectiv şi neierarhizat. Un bun manager trebuie să ştie să utilizeze ambele tipuri de comunicare pentru a-şi fundamenta deciziilor.

B. Comunicare externă reprezintă o formă a comunicării destinată publicurilor-ţintă din afara organizaţiei (instituţii publice, partide politice, sindicate, cetăţeni, mass-media, ONG-uri, donori etc.).