Documentele Sistemului de Management al Calității

Principalele documente ale sistemului de management al calitatii si modul de întocmire sunt prezentate în standardul ISO 10013/ 1996 – Ghid pentru documentatia sistemului calitatii. Referiri la documente se fac si în standardele ISO 9000 si 9001/2000.

Aceste standarde acorda o importanta mare elaborarii si administrarii documentelor specifice sistemului de calitate, deoarece documentele sunt o dovada tangibila ca procesele au fost definite, procedurile au fost elaborate si aprobate, iar modificarile sunt tinute sub control. De asemenea, existenta acestor documente este obligatorie pentru aprecierea conformitatii sistemului calitatii cu standardul de referinta si confirmarea implementarii efective a sistemului (este cazul, de exemplu a auditului intern de calitate).

Rolul documentelor pentru implementarea si aplicarea sistemului de calitate într-un

sistem tehnico economic (STE) consta în:

- obtinerea conformitatii cu prevederile din normative, stasuri (referentialul) etc;

- asigurarea instruirii salariatilor pentru cunoasterea modului de aplicare a sistemului de calitate;

- asigurarea repetabilitatii si trasabilitatii;

- furnizeaza dovezi obiective cu privire la aplicarea sistemului calitatii.

Amploarea documentatiei pentru un sistem tehnico economic (STE), difera în functie de marimea si obiectul activitatii, complexitatea proceselor si interactiunea acestora, pregatirea personalului etc. conform standardului ISO 10013, documentele unui sistem de management al calitatii sunt:

a) Politica si obiectivele referitoare la calitate b) Manualul calitatii

c) Procedurile documentate cerute de standardele de referinta

d) Instructiunile de lucru(formulare ,planurile calitatii, specificatii, înregistrari etc.)

În fig. 1 se prezinta documentele sistemului de management al calitatii într-o ierarhizare piramidala , corespunzator cu importanta acestora.

Politica

si obiectivele

Manualul calitatii

Proceduri de sistem

Proceduri operationale

Instrumente de lucru

Formulare

Fig nr. 1 Documentele sistemului calitatii

Cap . 2. Politica si obiectivele calitatii

Este o declaratie în care se prezinta politica si obiectivele ce vor fi urmarite de STE în domeniul calitatii. Declaratia include si angajamentul managerului privind implicarea sa totala în aplicarea sistemului de calitate, inclusiv prin asigurarea resurselor necesare.

Pentru elaborarea politicii calitatii, Comitetul 11 al Organizatiei Europene pentru Calitate a elaborat o directiva, care poate constitui pentru conducerile STE-urilor un document orientativ valoros. Directiva prevede ca, în general, politica calitatii se elaboreaza de sus în jos, pe baza politicii generale a STE-ului stabilita de managementul acestuia. Apoi se deruleaza printr-un proces iterativ la toate nivelurile ierarhice, unde managerii acestor niveluri o interpreteaza si îsi formuleaza obiectivele ce trebuie îndeplinite de fiecare compartiment, astfel încât politica si obiectivele generale ala STE sa fie realizate. Directiva mentioneaza si posibilitatea elaborarii politicii calitatii de jos în sus. Aceasta depinde însa de cultura STE-ului, respectiv de nivelul de cultura si pregatirea profesionala a salariatilor, ca si de posibilitatile de instruire si de stimulare a acestora, pe care le poate oferi conducerea STE-ului.

Politica se prezinta în scris si trebuie sa îndeplineasca urmatoarele cerinte:

- sa fie concisa si usor de retinut;

- sa se defineasca ce se asteapta de la salariati;

- sa fie globala, adica sa se refere la toate aspectele fundamentale ale calitatii.

Iata cum se încadreaza în aceste cerinte politica calitatii de la SC ,,Romradiatoare” SA, care a fost acreditata de RENAR conform standardului ISO 9001: ,,Satisfacerea cu promtitudine si responsabilitate a dorintelor si asteptarilor clientilor, livrarea în termen a produselor care trebuie sa satisfaca cerintele specificate în contract, precum si a celor prevazute în standardele aplicabile.

Telul nostru îl reprezinta performanta si renumele câstigat prin calitate. Pentru aceasta urmarim:

- sa îmbunatatim continuu metodele utilizate în procesul de fabricare a radiatoarelor de apa, de încalzire, aerotermelor, filtrelor etc.;

- obtinerea si mentinerea unui înalt nivel calitativ al produselor noastre;

- satisfacerea tuturor dorintelor clientilor nostri actuali si potentiali în concordanta cu traditia firmei de peste 70 de ani de existenta pe piata; sa ne asiguram ca toti salariatii înteleg rolul si importanta vitala a contributiei lor la atingerea acestor deziderate care determina siguranta locurilor de munca.”1

Cap. 3 Manualul calitatii

Este un document unic, specific fiecarui STE, în care se descrie standardul de referinta si sistemul de calitate implementat. În functie de marimea STE si de intensitatea activitatilor, manualul se poate referi la toate procesele din STE sau numai la o parte dintre acestea. Ca urmare, pot exista mai multe manuale, pentru fiecare compartiment sau grupuri de compartimente, si unul general. De asemenea, exista un manual de uz intern si un altul pentru uz extern. Cel pentru uz intern, denumit ,,Manualul de management al calitatii”, contine informatii confidentiale (referitoare la tehnologii, metode, inovatii etc.) la care nu au acces clientii. Cel de al doilea denumit ,,Manualul de asigurare a calitatii” este manual de prezentare destinat clientilor si contine informatii care sa le dea încrederea ca STE-ul are abilitatea sa fabrice produsele la nivelul de calitate cerut.

În general manualul calitatii are forma unui dosar, la care pe coperta se trece titlul si obiectul manualului, iar în interior se prezinta continutul, care include cuprinsul, unde se indica: numarul si titlul capitolului, pagina, numele si semnatura celui care a elaborat manualul, modificarile efectuate, angajamentul managementului si politica de calitate, obiectivele, referiri la proceduri. De asemenea, se face o scurta prezentare a STE-ului, sunt prezentate responsabilitatile si regulamentul de functionare, documentele de referinta pentru aplicarea sistemului de calitate, se prezinta lista documentelor la care se fac referiri în manual, dar nu sun cuprinse în acesta (de exemplu standardele).

Cuprinsul mai contine prezentarea sistemului de management al calitatii, unde sunt descrise toate procesele realizate în STE si interactiunea dintre acestea, dispozitii referitoare la analiza, actualizarea si administrarea manualului calitatii, abrevieri, anexe cu lista procedurilor si instructiunilor etc.

Întrucât la efectuarea auditului de calitate, manualul este folosit ca document de analiza a modului în care, au fost îndeplinite cerintele standardului de referinta, este recomandat ca manualul sa fie structurat pe capitolele din standard si sa se arate cum se realizeaza fiecare capitol.