Factori de Succes în Implementarea Platformelor ERP

Decizia de implementare ERP este un punct critic în viaţa unei firme Activităţile de selectare şi implementare a unui sistem ERP se constituie într-un mediu de (re)constituire sau (re)construire a valorilor organizaţiei . În lipsa unei documentări complete în prealabil, managerii şi în general persoanele din cadrul firmelor care vor interacţiona direct cu ERP au, în marea lor majoritate, impresia că ERP este un software care „face tot” ceea ce ţine de sectorul financiar-contabil, reducând la minimum munca umană efectivă, un fel de „panaceu universal” care poate transforma o firmă mediocră într-una de succes, eventual cu costuri şi efort scăzut. Din păcate, un software pe gustul lor nu s-a inventat încă, iar ERP-ul, o armă eficientă dacă este tratată corespunzător, îşi poate arăta reversul medaliei chiar din primele faze ale folosirii sale, dacă se comit erori.

Având în vedere confuzia dintre un adevărat sistem ERP şi aplicaţiile punctuale de contabilitate, gestiune a depozitelor etc., este necesar să ne oprim asupra elementelor de identificare şi tehnologiilor pe care o soluţie performantă ERP trebuie să le conţină :

- o bază de date modernă, disponibilă pe orice platformă (Windows, Linux, AIX) care să permită comunicarea cu alte aplicaţii (ODBC, TCP/IP, XML);

- o gamă completă de tehnologii pentru eBusiness cum ar fi e-mail extern şi intern, chat, telefonie VoIP, suport pentru magazin virtual;

- suport pentru interconectarea cu dispozitive mobile (laptop, PDA), portal de companie care permite utilizarea aplicaţiei din orice punct al lumii prin intermediul Internet sau ca rularea aplicaţiei să se facă pe servere paralele;

- răspuns la cerinţe importante în ceea ce priveşte centralizarea şi integrarea informaţiei, disponibilitatea, securitatea, scalabilitatea etc.;

- integrarea diferitelor module implementate, astefel încât sistemul să fie interfaţabil, uşor configurabil, să poată susţine procese on-line şi să pună la dispoziţie instrumente pentru suport decizional.

Având în vedere costurile destul de ridicate pe care le implică achiziţionarea unui ERP, este mai mult decât firesc să încercăm sa descoperim factorii care determină o implementare de succes a unei asemenea soluţii:

1. Selecţia unei platforme performante, apropiată de specificul de activitate al clientului astfel încât nivelul de configurare să fie minim şi care să nu genereze probleme de stabilitate, funcţionalitate sau extindere. Greşeala majoră care se poate face la alegere este fie achiziţionarea unui ERP prea complex (şi evident prea costisitor, inutil în desfăşurarea activităţii firmelor mici si mijlocii, ceea ce se traduce printr-o pierdere de bani), fie prin achiziţionarea şi implementarea greşită a unui ERP prea sărac pentru o companie mare, dezavantaj ce de multe ori nu se poate remedia din mers, fiind necesară reînceperea proiectului .

2. Comunicarea adecvată între cele două echipe de proiect. Clienţii trebuie sa înţeleagă că achiziţionarea unui ERP este complet diferită faţă de simplul proces de cumpărare a unor mărfuri şi nu trebuie să pornească cu o mentalitate greşită , cea a achizitorului care, punând la dispoziţie resursele financiare, aşteaptă finalizarea implementării şi garanţia. Deoarece implementarea unui ERP este un proces cu doi actori , clientul trebuie să pună la dispoziţia furnizorului resursele umane necesare şi să desemneze un administrator al sistemului ERP care să asigure suportul pentru echipa clientului şi să acorde sprijin şi echipei furnizorului, astfel asigurându-se o comunicare permanentă între cele două părţi menită să evite o configurare care nu reflectă modelul de business al beneficiarului.

3. Implicare în procesul de implementare a tuturor departamentelor din cadrul companiei. Trebuie remarcat faptul că nu doar departamentul IT se ocupă de implementarea soluţiei ERP, ci, deşi la prima vedere nu ar fi necesară, este obligatorie implicarea departamentelor de marketing, vânzări, finanţe, contabilitate, resurse umane.