Funcțiile Managementului

1. Consideratii generale

Managementul este un proces conştient de coordonare a acţiunilor individuale şi de grup pentru atingerea obiectivelor organizaţiei, firmei într-o manieră eficace şi eficientă prin planificarea, organizarea, conducerea şi controlul resurselor organizaţiei (materiale, financiare, informaţionale, umane).

După cum rezultă din definirea managementului, esenţa sa o reprezintă funcţiile. Cunoaşterea şi înţelegerea funcţiilor managementului în mod aprofundat constituie o premisă majoră pentru descifrarea conţinutului ştiinţei şi practicii managementului, pentru însuşirea şi utilizarea eficientă a sistemelor, tehnicilor, procedurilor şi modalităţile ce-i sunt proprii.

Cel care a identificat şi analizat procesele de management pentru prima dată a fost Henry Fayol, în cadrul lor definind cinci funcţii principale: previziunea, organizarea, comanda, coordonarea şi controlul.

Ulterior, alţi specialişti au partajat procesul de management diferit, stabilind patru funcţii: planificarea şi luarea deciziilor, organizarea pentru performanţe eficiente, conducerea şi controlul rezultatelor

Definiţia managementului evidenţiază şi cele două elemente de evaluare şi măsurare a rezultatelor managementului: eficacitatea şi eficienţa.

Eficacitatea (effectivnes) reprezintă gradul în care organizaţia îşi îndeplineşte obiectivele propuse fiind cel mai critic atribut al managementului, deoarece ea relevă abilitatea, priceperea cu care au fost analizate condiţiile şi situaţiile iniţiale, precum şi măsura în care deciziile luate au fost corespunzătoare. În esenţă, eficacitatea se caracterizează prin acurateţea cu care se stabilesc obiectivele organizaţiei, managerul eficace selectând doar obiectivele operante, stabilind totodată ce trebuie să facă şi cum trebuie să se acţioneze concentrând resursele în direcţiile respective.

Eficienţa (efficiency) sau randamentul se defineşte cantitativ ca rezultat al utilizării unei cantităţi cât mai reduse de resurse – materii prime, energie, forţă de muncă – pentru a realiza un volum prestabilit de bunuri. Managerii care reuşesc să minimizeze costurile de producţie – mărimile de intrare – realizează o eficienţă, un randament ridicat al acţiunilor lor, în acest domeniu obţinându-se rezultate bune în condiţiile specializării muncitorilor pe faze şi operaţii, a promovării tehnologiilor fundamentate tehnico-economic, a gospodăririi judicioase a materiilor prime, etc.

Responsabilitatea managerială reclamă performanţă atât în domeniul eficacităţii cât şi al eficienţei. Cheia succesului într-o organizaţie o constituie însă eficacitatea, managerii având sarcina de a releva ceea ce este oportun pentru buna derulare a afacerilor.

Trăsăturile de bază, caracteristice ale funcţiilor manageriale sunt următoarele:

1.) Funcţiile managementului reflectă dublul caracter al procesului managerial: ca ştiinţă presupun cunoştinţe de teorie generală a managementului, iar ca artă înseamnă experienţă şi iscusinţă în aplicarea acestor cunoştinţe. În acest sens, funcţiile de planificare şi organizare presupun în primul rând cunoştinţe de teoria managementului, pe când cele de conducere şi control necesită experienţă practică. Dacă între aceste două tendinţe se realizează un echilibru, acţiunile conducerii vor avea o eficienţă ridicată.

2.) Funcţiile managementului au un caracter general. În virtutea acestei trăsături, indiferent de profilul şi dimensiunea firmei, funcţiile se exercită în acelaşi mod şi pe toate nivelurile ierarhice ale structurii organizatorice, fiind specifice oricărei acţiuni de conducere.

3.) O altă trăsătură a funcţiilor managementului este posibilitatea exercitării lor, după caz, fie relativ independent, fie interdependent. În prezent, managementul a devenit o ştiinţă interdisciplinară, relativ independentă; o parte din funcţii, ca planificarea, organizarea, controlul, au devenit discipline ştiinţifice de sine stătătoare.

4.) Cea mai importantă trăsătură sau caracteristică se referă la conţinutul, ponderea şi forma diferită de manifestare a funcţiilor managementului în raport cu nivelul ierarhic la care se exercită în mod efectiv. Această caracteristică impune în mod logic şi o diferenţiere a organelor de conducere pe nivelurile ierarhice ale structurii organizatorice.

Ponderea diferită pe care o au funcţiile este dată de necesităţile reale ale managementului. Astfel, la nivelurile superioare ale piramidei ierarhice se află şi se manifestă funcţiile de planificare şi organizare, pentru că la aceste niveluri trebuie să se gândească în termenii activităţii viitoare, ai obiectivelor de realizat, ai căilor şi modalităţilor de organizare ce se impun a fi urmate, etc. La nivelurile inferioare, activitatea managerială se axează mai ales pe conducerea subordonaţilor în executarea sarcinilor, corectarea acţiunilor, coordonarea proceselor, controlul şi evaluarea rezultatelor, celelalte funcţii ocupând ponderi mai mici în sfera managementului, la acest nivel.

Procesul de management se poate defini, în funcţie de modul în care sunt concepute şi exercitate funcţiile sale, în trei faze sau etape principale:

a) Faza previzională, caracterizată prin preponderenţa planificării şi prin exercitarea celorlalte funcţii ale managementului într-o viziune prospectivă, axată pe anticiparea de modalităţi, metode, soluţii organizatorice, motivaţionale şi de evaluare superioare, corespunzător evoluţiei predeterminate a firmei respective. Managementul de tip previzional se concentrează asupra stabilirii de obiective pentru unitatea respectivă, deciziile strategice şi tactice fiind prioritare, ceea ce-i conferă un caracter anticipativ.

b) Faza operaţională, caracterizată prin preponderenţa organizării, coordonării şi conducerii personalului la realizarea obiectivelor cuprinse în planul şi programele firmei. Acestei faze îi corespunde managementul operativ, care are un puternic caracter efectoriu (executiv), în care predomină adoptarea şi implementarea de decizii curente, majoritatea referitoare la activitatea de producţie;

c) Faza finală (post-operaţională) de comensurare şi interpretare a rezultatelor, se caracterizează prin preponderenţa exercitării funcţiei de control, având în vedere obiectivele şi criteriile stabilite în prima fază. Ei îi corespunde managementul post-operativ cu un puternic caracter constatativ, prin care se încheie un ciclu managerial şi se pregătesc condiţiile pentru reluarea următorului.

Între cele trei faze ale managementului firmei există o strânsă interdependenţă, ca urmare a unităţii şi complexităţii procesului de conducere. Toate fazele trebuie abordate unitar, în concordanţă şi armonie cu elementele caracteristice şi de bază ale procesului de management: „oamenii, lucrurile şi ideile”.