Gemba Kaizen

I. Introducere in kaizen

Din 1986, anul in care a fost publicata cartea Kaizen: ,,Cheia succesului competitiv al Japoniei”, termenul kaizen a ajuns sa fie acceptat ca unul dintre conceptele principale ale managementului.

In limba japoneza, kaizen inseamna imbunatatire continua. Cuvantul semnifica imbunatatirea care implica pe toata lumea—atat pe muncitori, cat si pe manageri—si necesita o cheltuiala relativ mica. Filosofia kaizen presupune faptul ca modul nostru de viata—fie ca este cea de serviciu, viata sociala sau cea de familie—ar trebui sa se concentreze eforturi constante de imbunatatire. Acest concept este atat de natural si de evident pentru multi japonezi incat nici nu realizeaza ca deja il au.

Desi imbunatatirile in kaizen sunt mici si crescande, procesul kaizen are rezultate spectaculoase in timp. Conceptul kaizen explica de ce companiile nu pot sa ramana statice pentru mult timp in Japonia. Managementul din Vest se inchina inovatiei ori celor mai recente concepte de management, respectiv tehnici de productie. Inovatia este spectaculoasa, capteaza atentia. Dar inovatia este ceva scurt si rezultatele sale sunt de asemenea problematice, in timp ce procesul kaizen, bazat pe abordari pratice si pe costuri reduse, asigura un progres in continua crestere, care pe termen lung rasplateste eforturile. Kaizen este si o abordare cu riscuri reduse. Managerii pot oricand sa se intoarca la metodele vechi, fara a mai suporta costuri mari.

Majoritatea practicilor de management ,,unic japoneze”, cum ar fi controlul calitatii totale sau controlul calitatii in toata compania, cercurile calitati si stilul de relatii de munca, pot fi reduse la un singur cuvant: kaizen. Folosirea termenului kaizen in locul unor cuvinte cu pretentii, ca productivitate, controlul calitatii totale (TQC), zero defecte(ZD), just-in-time(JIT) si sistemul sugestiilor, reda o imagine clara a ceea ce se intampla in industria japoneza. Aceste practici nu sunt neaparat limitate la managemetul japonez, ci ar trebui privite ca principii sanatoase ce trebuie aplicate de manageri oriunde. Orice companie, indiferent de nationalitatea sa, ar trebui sa poata beneficia de kaizen daca urmeaza pasii corecti si aplica corect procesele.

- Principalele concepte kaizen

Conducerea trebuie sa invete sa implementeze anumite concepte si sisteme de baza pentru a realiza strategia kaizen:

- Kaizen si managementul

- Proces versus rezultat

- Urmand ciclurile PDCA/SDCA

- Calitatea pe primul loc

- Vorbeste pe baza datelor

- Procesul urmator este clientul.

Ca modalitate de a introduce kaizen, conducerea executiva trebuie sa stabileasca si sa impuna o declaratie foarte atenta si foarte clara a politicii companiei. Dupa aceea trebuie sa stabileasca un program de implementare si se demonstreze capacitatea de a conduce, prin practicarea procedurilor kaizen adecvate diferitelor niveluri ierarhice.

- Kaizen si management

In contextul kaizen, managementul are doua functii majore: intretinerea si imbunatatirea. Intretinerea se refera la activitati curente de pastrare a standardelor tehnoligice, manageriale si de functionare si la respectarea acestor standarde prin pregatire si diciplina. In cadrul functiei sale de intretinere, managementul efectueaza sarcinile ce ii revin, astfel ca toata lumea sa poata respecta procedura standard de functionare (SOP). Imbunatatirea se refera la activitatile de actualizare a standardelor curente. Parearea japoneza despre management se reduce astfel la un singur concept: intretinerea si imbunatatirea standardelor.

- Proces versus rezultat

Kaizen este predecesorul gandirii orientate catre proces, deoarece procesele trebuie imbunatatite pentru ca rezultatele sa se imbunatateasca. Nereusita obtinerii rezultatelor planificate indica o nereusita a procesului. Conducerea trebuie sa se identifice si sa corecteze astfel erori care pornesc de la acest proces. Kaizen se concentreaza pe eforturile umane, o orientare ce contrasteaza mult cu gandirea din Vest, care se bazeaza pe rezulate.

O abordare orientata catre proces ar trebui sa se implice si in introducerea diferitelor strategii kaizen: ciclul planifica-realizeaza-verifica-actioneaza (PDCA); ciclul standardizeaza- realizeaza-verifica-actioaneaza (SDCA); calitate, cost si livrare (QCD); managementul calitatii totale (TQM); just-in-time (JIT) si intretinerea total productiva (TPM). Strategiile kaizen au dezamagit unele companii, pentru ca, pur si simplu acestea au ignorat procesul. Elementele cele mai importante in procesul kaizen sunt angajamentul si implicarea conducerii la cel mai inalt nivel. Acestea trebuie demonstrate imediat si consecvent pentru a asigura succesul in procesul kaizen.

- Respectarea ciclurilor PDCA/SDCA

Primul pas in procesul kaizen stabileste ciclul planifica-realizeaxa-verifica-actioneaza (PDCA) ca fiind un instrument ce asigura continuitatea kaizen in urmarirea politicii de mentinere si imbunatatire a standardelor. Este unul dintre cele mai importante concepte ale procesului.

Planificarea se refera la stabilirea unui obiectiv de imbunatatire (deoarece kaizen este un mod de viata, ar trebui sa existe intotdeauna ceva ce trebuie imbunatatit in orice zona) si la stabilirea planului de actiuni pentru a se atinge obiectivul. Realizeaza se refera la realizarea planului. Verifica se refera la determinarea modului de implementare-este sau nu conforma planului-si la cat de aproape se afla de imbunatatirea planificata. Actioneaza se refera la efectuarea si standardizarea noilor proceduri, pentru a preveni reaparitia problemelor originale sau pentru a stabili obiective pentru noile imbunatatiri.

La inceput, orice proces nou, de lucru, este instabil. Inainte ca cineva sa inceapa sa lucreze la PDCA, orice proces actual trbuie stabilizat intr-un proces la care se face adesea referire ca fiind ciclul standardizeaza-realizeaza-verifica-actioneaza(SDCA).