Managementul Costurilor Materiale

Introducere

Am ales acest proiect managementul costurilor materiale deoarece costul producţiei este o categorie economică de importanţă deosebită în managementul firmei, întrucât exprimă modul în care se realizează consumul şi valorificarea factorilor de producţie (capitalul, natura, munca, informaţia, ştiinţa etc.).

Ca urmare, costul ocupă un loc central în managementul firmei, fiind „purtătorul de cuvânt“ al modului de conlucrare între funcţia tehnică şi economică, între toate funcţiile firmei. Acest lucru impune o nouă mentalitate a managerilor faţă de costuri.Întreprinderea modernă, în această viziune, necesită un nou stil de management, bazat pe flexibilitate, dinamism şi previziune.

Costul este unul dintre indicatorii sintetici cei mai importanţi care caracterizează activitatea economică şi are un rol hotărâtor în asigurarea eficienţei şi competitivităţii organizaţiilor. Costul este în acelaşi timp un element important în fundamentarea deciziei de acceptare sau respingere a unui proiect.

Obiectivele managerului de proiect în domeniul gestionării costurilor

1) Controlul costurilor

2) Respectarea bugetelor de cheltuieli

3) Responsabilitatea faţă de beneficiarul proiectului

4) Compararea costurilor efectuate şi a rezultatelor obţinute cu cele planificate: analiză şi previziune

5) Analiza eficienţei rezultatelor

1) Controlul costurilor

De cele mai multe ori în practică controlul costurilor se realizează doar pe baza raportărilor periodice la sfârşitul realizării unor lucrări. Ca urmare, eventualele depăşiri vor fi raportate post faptic, nemaiputându-se interveni la timp pentru eliminarea cauzelor care le-a determinat. De aceea controlul trebuie efectuat operativ, în momentul realizării costurilor.

În practica curentă se folosesc trei categorii de calcul şi urmărire a costurilor: previzionale, operative şi postoperative. Un management eficient al costurilor, practicat în cazul oricărei activităţi productive, se bazează pe metode previzionale de calcul şi planificare a costurilor şi pe metode operative de urmărire a realizării acestora.

2) Respectarea bugetelor de cheltuieli

În multe cazuri managerul proiectului este preocupat doar de respectarea bugetului, încadrarea în bugetul autorizat fiind unicul obiectiv. Cu excepţia proiectelor prin care nu se urmăreşte obţinerea de profit acest obiectiv este just.

3) Responsabilitatea faţă de beneficiarul proiectului

Cea mai evidentă formă de manifestare a acestui deziderat este preţul ferm cerut de contractor pentru executarea contractului, care reprezintă, în acelaşi timp, un cost ferm pentru beneficiar. Respectarea acestuia asigură satisfacerea obiectivelor de cost ale beneficiarului permiţându-i planificarea investiţiilor în siguranţă printrun buget fix.

În cazul proiectelor în care preţul se stabileşte prin metoda adausului comercial, fără limită maximă de preţ, nu va exista stimulent pentru contractor să-şi limiteze costurile. Dimpotrivă, cu cât costul va fi mai mare, cu atât va creşte şi venitul încasat. Ca urmare, contractorul are obligaţia morală să ceară să i se deconteze numai costuri justificate şi să-şi organizeze activitatea cu aceeaşi eficienţă pe care ar avea-o dacă ar folosii proprii bani.

4) Compararea costurilor efectuate şi a rezultatelor obţinute cu cele planificate: analiză şi previziune

În acest paragraf ne propunem să abordăm managementul costurilor prin tehnicile de evaluare a performanţelor pe baza bugetelor şi utilizării datelor referitoare la costuri, în scopul previzionării trendurilor viitoare şi a costurilor finale ţinând seama de timp,cost şi rezultate.

- Monitorizarea costurilor pe fazele principale ale proiectului

Deşi mai puţin eficientă, această metodă are avantajul că este uşor de aplicat. Primul pas în aplicarea metodei este stabilirea fazelor principale ale procesului de execuţie, care se realizează prin identificarea activităţilor sau evenimentelor cheie ale proiectului, cum sunt cele care coincid cu finalizarea unor categorii de activităţi. Ca exemple de faze principale pot fi considerate terminarea proiectării , izolarea exterioară a construcţiei pentru a permite desfăşurarea lucrărilor la interior indiferent de temperatură etc. Aşadar o fază principală coincide cu finalizarea unui ciclu de activităţi din structura proiectului pentru care sunt prevăzute un termen şi un buget. Odată stabilite fazele principale, se poate trasa curba cheltuielilor bugetare, care se determină prin însumarea costurilor bugetare ale fiecărei faze, şi curba costurilor efective. Comparaţia dintre cele două curbe oferă informaţiile necesare managerului de proiect pentru a face analiza costurilor şi a stabili măsurile ce se impun.

Aşa cum arătam la începutul capitolului, managementul costurilor presupune şi o analiză comparativă a rezultatelor faţă de costurile înregistrate. De aceea, un grafic care oferă posibilitatea comparării şi analizei evoluţiei costurilor efective în raport cu cele planificate, dar şi în raport cu nivelurile înregistrate în realizarea volumului de lucrări din fiecare fază principală faţă de situaţia planificată, este mult mai util

În figura nr.3 se prezintă un asemenea grafic în care comparaţiile se pot face între toate cele patru curbe.

Cum se interpretează situaţia din grafic?

În legătură cu evoluţia curbelor costurilor, pentru cazul în care evoluţia este sub nivelul planificat în buget, dar fazele principale sunt finalizate cu întârziere, situaţia sugerează că exist un risc în evoluţia lucrării corespunzător prevederilor din proiect, în schimb bugetul curent prezintă un risc mai mic decât cel planificat. Atunci când evoluţia costurilor efective se înscrie în prevederile din buget, dar termenele de realizare a fazelor principale sunt depăşite, se poate concluziona că va fi depăşit bugetul proiectului.

.

Fig.nr.3 –Comparaţii între valori planificate şi valori realizate în timp

5)Analiza eficienţei rezultatelor

Analiza are ca obiectiv compararea costurilor efective pentru un grup de activităţi finalizate, la un moment dat, cu valoarea efectivă a acestora, în scopul determinării eficienţei prin indicatorul „costuri la 1000 lei producţie terminată”. Dacă nivelul costurilor înregistrate nu se încadrează în valorile planificate, atunci pe baza nivelului efectiv al acestui indicator se poate previziona rezultatul global al întregului proiect. De exemplu, dacă pentru un număr de activităţi principale, având o pondere importantă din lucrările proiectului, care au fost finalizate la un anumit moment din perioada de edificare a proiectului, costul planificat la 1000 de lei producţie terminată a fost depăşit substanţial, atunci se poate deduce că va fi depăşit bugetul planificat al întregului proiect.