Managementul Echipei de Proiect

1. Aspecte generale

A lucra cu oamenii este cea mai provocantă si mai dificilă parte a muncii manageriale. Fiecare persoană este unică si chiar dacă teoriile motivaţiei pot prezice comportamentul majorităţii oamenilor, ele sunt inutile în a prevedea cum va reacţiona un individ într-o anumită situaţie. Arta managementului înseamna a ştii care sunt limitele teoriei şi a schimba predicţiile atunci când este necesar.

Un proiect este un mod de a lucra, un mod de a-i organiza pe oameni şi un mod de a gestiona activităţi. Este o misiune cu un punct final cunoscut . Este o manieră de organizare şi de coordonare a muncii. Ceea ce îl deosebeşte de alte genuri de management este faptul că se concentrează în totalitate pe un anume rezultat şi că, în momentul în care se realizează acest rezultat, proiectul incetează să mai fie necesar şi i se pune capăt.

Proiectul reprezintă un ansamblu de activităţi desfăşurate în scopul rezolvării diferitelor probleme specifice având o durată prestabilită, beneficiind totodată de un buget necesar atingerii scopului propus .

Proiectul reprezintă un ansamblu coerent de:

- resurse (umane, materiale, financiare etc.)

- acţiuni efectuate în baza unor reguli;

- metode de lucru, tehnici;

- principii prestabilite în funcţie de obiective.

Caracteristicile unui proiect:

• Un obiectiv bine definit al proiectului;

• Mai multe activităţi corelate necesare realizării obiectivului;

• Este realizat o singură dată – unic;

• Un termen fix de începere şi finalizare (în acest interval trebuie realizate toate activităţile);

• Are un buget;

• Necesită utilizarea de resurse multiple;

• Existenţa unui manager de proiect şi a unei echipe care lucrează la acesta.

Orice proiect are un management specific orientat pentru atingerea obiectivelor stabilitate. În cadrul managementului de proiect o componentă semnificativa este managementul echipei de proiect.

Managementul echipei de proiect implică monitorizarea performanţei, furnizarea de feedback asupra performanţei, rezolvarea problemelor personalului, asigurandu-te in acelasi timp că performanţa echipei în ansamblu este la cel mai înalt nivel. Managementul proiectelor reuneşte un ansamblu de procese dinamice care se desfăşoară într-un cadru bine definit, în care se organizează şi utilizează resursele necesare într-o manieră controlată şi structurată, cu scopul realizării unor obiective precis definite; constă în planificarea, coordonarea, conducerea şi controlul proiectului pe durat ciclului de viaţă al acestuia, astfel încât să se realizeze obiectivele proiectului în termenele, cu costurile şi de calitatea stabilite .

Nu există un “proces predefinit” pentru managementul echipei si nu vei gasi o metodologie care să-ţi ofere o abordare secvenţială a acestuia. Mai degrabă, managementul echipei implică un set de tehnici şi instrumente care pot fi folosite proactiv şi reactiv în funcţie de necesităţile echipei.

2. Comunicarea în cadrul echipelor de proiect

Este comunicarea “cheia succesului” într-un proiect ?

Managerul de proiect are sarcina de a transforma un grup de specialişti în diferite discipline tehnice într-o echipă bine sudată, bine motivată, capabilă să soluţioneze diferitele probleme şi să pună interesele colective mai presus de cele personale, în urmarirea unui obiectiv unic. Comunicarea cu oameni avand pregatiri diferite, se face prin modul în care ştii să formuleazi şi să transmiţi mesajul.

De regulă membrii unei echipe se feresc să ofere managerului o informaţie defavorabilă, însă acest lucru este profund gresit. Fară a ajunge chiar la minciuni, oamenii încearcă totuşi să-şi prezinte activitatea într-o lumină pozitivă, sperând că lucrurile se pot imbunătăţi. De aceea, managerul de proiect trebuie să ştie să pună întrebări de clarificare într-o maniera neostilă, pentru a-şi putea forma o imagine adevarată despre stadiul proiectului. Se utilizează frecvent întrebarile deschise: Ce s-a intamplat? Imi poti da un exemplu? Ce altceva s-ar mai putea face? A se evita întrebarile tendenţioase: Nu crezi că. Presupun că vei proceda la. Esti de acord cu mine că. sau întrebarile sentenţioase: N-ai vrut sau n-ai putut să spui ce-ar fi trebuit spus? Iti dai seama cât ne costă această soluţie propusă de tine? Şi sunt doar cateva exemple.

Relaţiile cu "sponsorul"

Comunicarea cu sponsorul trebuie să fie permanentă. Managerul de proiect trebuie să se asigure că bugetul, termenele şi obiectivele proiectului sunt realiste şi că pot fi respectate. Se întamplă de multe ori ca un manager să accepte un proiect chiar dacă nu este realizabil, în dorinţa de a-şi dovedi capacitatea personală. Atunci când se produce inevitabilul şi proiectul intră în dificultăţi, managerul este cel învinuit de incapacitate. Indiferent de dificultăţi, mesajul transmis în cunostinţă de cauză de managerul de proiect va fi mai bun decât cel aflat prin surse colaterale.

Crearea spiritului de echipa

Pe masură ce proiectul se desfăşoară şi încep să apară problemele, cei implicaţi în realizarea lui pot forma "tabere" care se acuză reciproc pentru întârzierile şi dificultăţile întâmpinate. De regulă, aceste tabere sunt formate din beneficiari, clienti, echipa de realizare a proiectului, furnizori externi precum şi mai abstracţii "cei de sus", care ar putea fi consiliul de directori ai companiei, comitetul de conducere sau alt for similar. Daca lucrurile se înrăutăţesc, "taberele" încep să se rivalizeze, iar tendinţa firească a unui manger de proiect este să se izoleze într-o poziţie de aparare, de unde nu prea mai poate privi în jur ca să gasească soluţii. Din acest motiv trebuie încetăţenită încă din start ideea că toate taberele sunt la fel de responsabile pentru succesul proiectului, iar obiectivele specifice pe care le are fiecare grup trebuie discutate si analizate împreuna.