Managementul Financiar al unui Proiect cu Finanțare Nerambursabilă

Conceptul de proiect este definit diferit de diverşi autori:

- gândire anticipativă orientată către un scop, având în vedere o schimbare favorabilă

- documentaţie tehnică şi financiară, riguros alcătuită, pe baza căreia căreia se poate realiza un sistem cu caracteristici şi niveluri de performanţă predeterminate şi riscuri limitate

- un set de activităţi, diferite de activităţile zilnice ale organizaţiei, care devin “instrumente ale schimbării”

Ca o concluzie, putem defini proiectul ca un set de activităţi desfăşurate într-o perioadă determinată, planificate şi controlate şi care au drept scop realizarea unui obiectiv sau unui set de obiective precise. În alţi termeni, un proiect este o idee de îmbunătăţire a unei stări de lucruri, o schimbare în bine.

Astfel, proiectul nu este sinonim nici cu planul de afaceri (care trebuie să evidenţieze situaţia unei organizaţii şi a mediului său economic concurenţial la un moment dat), nici cu studiul de fezabilitate (care trebuie să evidenţieze necesitatea şi avantajele implementării ideii unui proiect).

Proiectul se naşte când există o problemă, iar problema se conturează când nevoia depăşeşte individul şi afectează un procent mare de membri ai comunităţii.

Toate proiectele au anumite caracteristici in comun:

• au date certe de inceput si de sfarsit

• toate proiectele sunt unice. ele pot fi similare unor proiecte anterioare dar sunt unice prin intervalurile sale de timp, prin resurse, mediul de afaceri, etc.

• rezultatul unui proiect este reprezentat de unul sau mai multe livrabile

• proiectele au alocate resurse: umane, materiale, informaţionale, financiare, etc.

Resursele sunt atât o sursă de putere cât şi de constrângere. Adesea ele funcţionează alternativ : dacă aveam timp, atunci nu avem nevoie de atâţia oameni, dacă aveam informaţii, nu era nevoie de atâţia bani, etc.

Pentru a asigura succesul proiectului, acesta trebuie planificat, monitorizat, evaluat şi corectate devierile. Fără management, atingerea în întregime a tuturor obiectivelor proiectului este improbabilă, dacă nu imposibilă. Deci, managementul proiectului este procesul de organizare şi supraveghere a proiectului pentru a asigura că acesta se realizează conform programării, în limitele bugetului şi conform specificaţiilor.

Toate organizatiile deruleaza proiecte. Managementul proiectelor se poate face utilizand un set comun de procese special concepute. De fapt, aceste procese de management de proiect pot fi aceleasi indiferent de tipul proiectului. De exemplu, toate proiectele trebuie definite si planificate, urmand sa aplicam apoi procese pentru managementul activităţilor, financiar, al riscurilor, al resurselor umane, etc.

Funcţiile managementului sunt :

- planificarea – gândire anticipativă privind etapele ce trebuie strâbâtute pentru atingerea obiectivelor

- organizarea – alocarea resurselor proiectului şi stabilirea şi delimitarea proceselor, ţinând cont de planificarea făcută

- implementarea – punerea în practică a celor planificate

- control – aprecierea progresului obţinut în direcţia obiectivelor

- conducere – direcţionarea oamenilor implicaţi prin analiza opţiunilor, luarea deciziilor şi comunicarea lor

În ciclul de viaţă al unui Project se disting următoarele componente ale managementului general:

- Managementul elaborării, care cuprinde atât analiza (ex ante) cât şi planificarea

- Managementul resurselor umane

- Managementul achiziţiilor

- Managementul riscurilor

- Managementul implementării

- Management financiar

Managementul financiar are ca scop asigurarea resurselor financiare alocate, utilizarea lor profitabilă, contabilizarea şi controlul lor.

Principiile Managementului Financiar sunt :

- Responsabilitatea

- Transparenţa

- Consistenţa

- Integritatea

- Documente Standard

Instrumental de planificare a modului în care se vor asigura sursele de finanţare şi vor fi cheltuite veniturile astfel încât să fie atinse obiectivele proiectului este bugetul. Un buget descrie o sumă de bani pe care organizaţia planifică să o obţină şi să o cheltuiască pentru un scop stabilit şi o perioada de timp dată.

Un proiect bine conceput şi planificat

- prezintă clar rezultatele aşteptate în raport cu resursele utilizate

- bugetul proiectului este bine gestionat cu respectarea principiilor managementului riguros

- estimarea bugetară a proiectului este justificată şi permite desfăsurarea în bune condiţii a activităţilor propuse în proiect în vederea obţinerii rezultatelor

- bugetul corespunde resurselor necesare desfăsurării activităţilor proiectului

- costurile/preţurile sunt estimate în limita celor practicate pe piaţă la momentul respectiv

- se prevede o utilizare eficientă a fondurilor.