Managementul Proiectelor Informatice

Cuvinte cheie: plan, activităţi, jaloane, WBS, drum critic, diagramele Gantt, PERT, metoda drumului critic

Proiectele utilizează o serie de concepte: activităţi (tasks), jaloane (milestones), drum critic, diagramele PERT şi Gantt, elemente care sunt folosite în reprezentarea planului de derulare/desfăşurare a unui proiect.

Planul este reprezentarea grafică care rezultă în urma estimării, a ordonării logice şi a analizei temporale tuturor activităţilor într-un proiect. Programul în acest context, se obţine prin prelucrarea suplimentară a planului iniţial, luând în considerare resursele necesare pentru realizarea activităţilor.

1. Activităţile

Activităţile reprezintă mijloace prin care se atinge un obiectiv.

Au o anumită durată de desfăşurare (zile/săptămâni/luni/trimestre/ani, cu corespondenţii în limba engleză: d/w/m/q/y = days/weeks/months/quarters/years), în funcţie de complexitatea proiectului. Momentul începutului unei activităţi se va preciza printr-o dată sau sub formă de rapoarte m/n, în care m şi n au semnificaţii diferite (spre ex. raportul 1/1 ar putea însemna că activitatea respectivă va începe în prima săptămână a primei luni de finanţare)

Se consideră că este bine ca orice proiect, indiferent de mărimea lui, să conţină cel mult 20 – 30 de activităţi. În cazul proiectelor de dimensiuni mari, activităţile vor fi descompuse în subactivităţi.

Activităţile pot fi dependente între ele (fig. 3.1) sau independente, având o anumită dată de început indiferent de derularea altor activităţi. Conform Institutului de Managementul Proiectelor, relaţiile dintre activităţi sunt clasificate astfel:

a) de la final la start: o activitate trebuie finalizată înainte ca a doua să înceapă

b) de la final la final: o activitate trebuie finalizată înainte ca a doua să se termine

c) de la start la start: o activitate trebuie începută înainte celei de-a doua

d) de la start la final: o activitate trebuie începută înainte ca a doua să se fi încheiat.

(1) (1)

(2) (2)

(a) (b)

(1) (1) (2) (2)

(c) (d)

Fig. 3.1 : Relaţii posibile între activităţi (Institutul de Managementul Proiectelor)

Atunci când se stabilesc activităţile unui proiect, trebuie să avem în vedere următoarele:

- formularea cât mai simplă a numelui activităţii, separat pentru fiecare activitate

- numele fiecărei activităţi trebuie să înceapă cu un verb de acţiune (ex. dotare cabinet, instruire personal, achiziţionare de aparatură medicală)

- încadrarea fiecărei activităţi într-un interval de execuţie de 2 –10 zile, chiar şi pentru activităţi foarte complexe

- numerotarea activităţilor într-un format general

- folosirea indentărilor daca o activitate se descompune în subactivităţi (1.1, 1.2, 1.3 )

- precizarea resurselor necesare şi a profesiilor cerute

- evidenţierea activităţilor care sunt expuse unor riscuri mai mari.

2. Jaloanele (milestones)

Arată elementele obţinute sau produsele finite realizate pe parcursul proiectului. Ele nu reprezintă sarcini, ci indică realizarea cu succes a unei etape din viaţa proiectului. Ex.: crearea de filiale în întreaga ţară, monitorizarea activităţii.

3. Structura descompunerii activităţilor

Structura descompunerii activităţilor (Work Breakdone Structure = WBS) conţine prezentarea scopului proiectului, a jaloanelor principale, a activităţilor şi subactivităţilor.

Fig. 3.2. Structura descompunerii activităţilor (WBS)

Ea oferă un cadru global, prin prisma căruia întregul program poate fi descris ca suma elementelor componente

4. Drumul critic

În domeniul proiectelor, drumul reprezintă o succesiune de activităţi adiacente între jaloane; este marcat printr-o serie de linii, care îşi au originea în punctul de start al proiectului şi se finalizează în punctul de sfârşit.

Drumul critic reprezintă drumul cel mai lung (ca durată) din proiect şi orice întârziere care apare pe acest traseu, va conduce la întârzierea proiectului. El este determinat de o serie de activităţi critice (care trebuie terminate conform programării, astfel încât proiectul să se termine conform datei stabilite iniţial). Necesitatea acordării unui atenţii sporite acestor activităţi prin studierea riscurilor care pot apărea presupune un management al drumului critic.

Institutul de Managementul Proiectelor abordează drumul critic în contextul folosirii diagramei reţelelor proiectelor, acestea fiind formate dintr-o serie de activităţi care conduc la finalizarea cea mai rapidă a proiectului.

Metoda drumului critic (Critical Path Method, în viziunea Microsoft Project Support Group) se foloseşte pentru:

- calcularea duratei totale a unui proiect, luând în considerare data de început a proiectului, durata fiecărei activităţi şi relaţiile între acestea

- determinarea întârzierii unei activităţi astfel încât să nu afecteze alte activităţi sau termenul planificat de finalizare a proiectului, cât şi a datei cele mai timpurii la care poate să înceapă/ să se termine o activitate sau se termină proiectul

- determinarea activităţilor critice.