Managementul Resurselor Umane

Capitolul 1

Descrierea structurii organizatorice din Administrația Publicăși schimbările survenite în aceasta

1.1Conceptul de structură organizatorică

Structura organizatorică cuprinde ansamblul persoanelor, al posturilor de muncă,al subdiviziunilor organizatorice, al modurilor cum sunt acestea constituite, precum și al relațiilor dintre ele, sfera de autoritate, nivelurile ierarhice, constituite și reglementate astfel încât să asigure premisele organizatorice necesare obținerii rezultatelor și performanțelor dorite.

O organizare rațională, bine gândită, care se bazează pe principii, metode și tehnici fundamentate științific asigură desfășurarea eficientă a activității Administrației Publice. Pe această cale, a creării unui cadru organizatoric favorabil schimbărilor permanente la care este supusă Administrația Publică, se creează și posibilitatea adaptării acesteia și îndeplinirii sarcinilor ce-i revin.

Unii autori aseamănă structura unei organizații cu un schelet uman pe care se sprijină elementele ce formează împreună corpul activ. Acest ansamblu trăiește, însă, ca urmare a schimbului reciproc de informații, ceea ce se aseamănă cu un fenomende circulație permanentă a sângelui prin corpul omenesc. La fel și în cadrul unei organizații trebuie stabiliți pilonii pe care să se sprijine toată activitatea acesteia și relațiile care să constituie traseul informațiilor în instituție.

Structura organizatorică a instituției publice are un rol foarte important și cuprinde diverse semnificații, iar una dintre ele este ce data de Gabriel –Petru Luca, care spune despre aceasta că este:“ totalitatea elementelor specializate în realizarea unei anumite activități și a fluxurilor de relații între părțile componente” .

Acest concept mai presupune modul de alocare a personalului angajat în ansamblul compartimentelor de muncă. Funcție de natura activităților ce le sunt atribuite angajaților, modul de alocare al acestora se împarte în două planuri: în plan vertical, pe diferite nivele ierarhice în raport cu gradul de subordonare și în plan orizontal, pe același nivel ierarhic în raport cu funcția deservită.

Elementele ce alcătuiesc structura organizatorică a unei instituții sunt strâns legate între ele prin dependență și interdependență, astfel ierarhizându-se, precizându-și mai bine locul, ordinea și funcția.

Factorii care influențează structura organizatorică sunt de natură economică, politică, socială, tehnologică, etc. Printre aceștia se numără: strategia, mediul înconjurător, tehnologia, resursele umane și vârsta instituției. Pentru ca o structură organizatorică să fie considerată eficientă ea trebuie să răspundă cerințelor și necesităților instituției.

Dacă am descrie structura organizatorică, am utiliza termenii: complexitate, formalizare, intensitate administrativă, centralizare și mărime. Mai jos vom descrie, pe rând ce presupune fiecare din acești termeni și cât de relevant este pentru descrierea unei structuri instituționale.

1. Complexitatea se referă la numărul de niveluri ierarhice, numărul de departamente sau unități funcționale și numărul de activități, acestea reflectând gradul de diferențiere dintre subunitățile instituției sau specializarea.

2. Formalizarea reflectă faptul că într-o instituție, relațiile dintre activități precum și dintre factorii organizatorici sunt bine structurate și există o descriere precisă a îndatoririlor indivizilor și a responsabilităților departamentelor.

3. Intensitatea administrativă se obține prin combinarea forței de muncă de execuție cu ce de conducere.

4. Centralizarea sau descentralizarea.Dacă decizia se ia de la vârful ierarhiei, instituția este centralizată, iar dacă decizia se ia la nivelurile inferioare acestea fiind instituite cu putere de decizie, instituția este descentralizată. Centralizarea sau descentralizarea se analizează în funcție de mărimea instituției publice, mediul în care aceasta funcționează și de tipul deciziilor ce trebuie luate.

5. Mărimea se referă la numărul membrilor instituției publice. Dacă creste mărimea instituției, sunt afectate toate celelalte elemente ale structurii organizatorice care poate duce la o „dilemă organizațională.”

1.2 Schimbările, factorii de influență și consecințele acestora asupra structurii organizatorice

O dată cu schimbările intervenite pe plan mondial și a influențelor diferitori factori externi precum globalizarea care a preluat anumite forme pe plan național al statelor au modificat necesitatea de abordare a noii societăți și au determinat plierea guvernării moderne la noile exigențe, introducându-se o serie de modificări și în administrația publică. Așadar, pentru crearea de noi funcții și structuri au avut loc schimbări majore în structurile organizatorice din administrația publică. A fost nevoie de revizuiri structurale pentru a se verifica dacă structurile organizaționale ale administrației care urmau să intervină erau adecvate.

Schimbare este o modificare, o transformare, o înlocuire sau o completare a formei sau conținutului, ce conferă noi valențe de utilitate unui serviciu sau sistem . Dorința de îmbunătățire a performanțelor ce caracterizează sistemul vizat este trăsătura fundamentală a oricărei schimbări intenționate. Trebuie de spus însă, că nu orice schimbare reprezintă neapărat o îmbunătățire.

Printre sursele care au servit schimbărilor din structura organizatorică a administrației publice se pot număra: restructurări, disponibilizări sau angajări de personal, modificări ale echipei de conducere, dereglări funcționale, greve.

În realizarea schimbărilor din administrație se pot avea în vedere două maniere:

1. Maniera mecanicistă care se axează pe structuri, procese și sisteme;

2. Maniera organică care se orientează spre comportamentul resurselor umane și pe abilitățile, deprinderile pe care aceștia trebuie să și le însușească pentru a reuși.

Prima manieră este impusă angajaților, iar cea de-a doua este căpătată de ei în timp. În practică se pot folosi cele două maniere de sinestătătoare și combinate între ele.

Înainte de declanșarea procesului de schimbare organizațională din administrația publică, trebuie rezolvate probleme ca: stabilirea structurii grupurilor implicate în managementul schimbării; stabilirea rolurilor managerilor în procesul de schimbare organizațională; identificarea barierelor critice în implementarea schimbării; selectarea strategiilor și planificarea activităților ce vor fi întreprinse pentru realizarea schimbării; conturarea procedurilor ce vor fi utilizate pentru diminuarea rezistenței la schimbare; elaborarea sistemului de promovare a schimbării organizatorice de către managerii superiori;crearea programelor educaționale și de perfecționare a resurselor umane.

Acestea sunt probleme din administrație cauzate de capacitatea slabă de management din instituțiile publice, motivarea insuficientă a funcționarilor publici, nivel scăzut de eficiență administrativă, capacitate insuficientă de trening precum și capacitatea slabă de apune în aplicare noile metodologii sau de a respecta cadrul legislativ. Nu este recomandat să se facă schimbări doar de dragul de a schimba ceva, pentru că este inutil și periculos, iar transformările necesare într-o instituție publică trebuie să fie apreciate, decise și concise de la caz la caz, funcție de provocările cu care se confruntă structura în cauză.