Managementul Timpului

1 Atitudinea fata de timp

În decursul istoriei, perceptia noastra privind timpul a cunoscut modificari semnificative. Si aceasta pentru ca, între altele, s-a modificat durata de viata, s-a prelungit perioada de munca, s-au accelerat ritmurile si a aparut concurenta dintre salariati. Este tot mai evident faptul ca, într-o organizatie, timpul a devenit o resursa ce trebuie optimizata, rationalizata si controlata.

Mai nou, în prezent, salariatul occidental cauta o formula magica pentru a-si împarti timpul între munca, familie si propriile sale aspiratii. Cum poate fi echilibrat timpul alocat pentru satisfacerea acestor trei optiuni? Nu exista un raspuns general valabil pentru aceasta întrebare; totul depinde de normele culturale, sociale, economice si legale din tara în care traim.

Timpul a ajuns un subiect de moda.

Au aparut cursuri, seminarii, conferinte dedicate acestei teme, abordându-se problema atât din punct de vedere al organizatiei, cât si al salariatului.

Ce înseamna managementul timpului

Definirea notiunii de timp ridica numeroase probleme generate de perceptia diferita pe care o au cei din jurul nostru cu privire la acest subiect. Ne vom opri, totusi, la o definitie de dictionar si retinem ca timpul este o durata limitata considerata în raport cu utilizarea care i se da.

Dintotdeauna, omul s-a straduit sa gaseasca modalitati de masurare a timpului. Managementul timpului impune si el acest lucru.

Factorul uman si performantele organizatiei

Masurarea timpului nu se face însa, decât pe baza rezultatului fiecarei activitati realizate într-un interval de timp dinainte stabilit. Altfel spus, nu gestionam timpul în sine, ci activitatile desfasurate într-o anumita perioada.

Managementul timpului se bazeaza pe trei piloni: planificarea, organizarea si controlul timpului. Notiunea de eficacitate cere ca, pentru fiecare individ, timpul sa fie utilizat în mod rational si productiv, în conformitate cu ritmul personal si cu resursele de care dispune fiecare individ, cu scopul de a asigura îndeplinirea unor activitati precise într-un interval de timp dat. Managementul timpului presupune ca, pentru fiecare individ, sa se aloce secvente de timp, riguros calculate, pentru fiecare activitate ce trebuie desfasurata (planificarea), sa se faca toate eforturile posibile pentru a le respecta (organizarea) si sa se evalueze, în mod regulat, rezultatele obtinute(controlul).

Managementul timpului porneste de la un aspect paradoxal: desi, în mod real, dispunem astazi de mult mai mult timp decât altadata, avem sentimentul ca el nu ne ajunge.

În realitate orice individ dispune de 168 ore pe saptamâna pe care le repartizeaza, aproximativ, în felul urmator:

- 40 ore pentru activitati profesionale;

- 56 ore pentru somn si,

- 72 ore pentru diverse activitati personale.

Cele 40 de ore destinate activitatilor profesionale sunt influentate indirect de celelalte doua destinatii:

Daca individul nu-si acopera nevoile de somn, nu poate obtine performanta maxima în munca sa. Vorbim aici, nu întâmplator, despre eficacitatea utilizarii timpului personal si despre productivitate maxima: este evident ca, fara productivitate, organizatia nu poate fi concurentiala si, în final, nu poate supravietui.

Daca salariatul munceste mult, fara însa a-si gestiona „stiintific” activitatile, exista riscul oboselii, al reducerii productivitatii, al demotivarii, al stresului, al uzurii fizice si mentale. Exista un numar tot mai mare de salariati care sufera de depresie sau de epuizare profesionala si pentru care se pune, în mod acut, problema evitarii situatiilor dificile. Ori, o mai buna gestionare a timpului este poate un început de solutionare a problemelor salariatilor, care nu ar avea decât

de câstigat daca si-ar utiliza mai bine timpul.

Atunci când gestionam propriul nostru timp sau atunci când ne ocupam de timpul altora trebuie sa luam în seama câteva legi generale:

a. cu cât o activitate este mai fractionata, cu atât ea pare ca dureaza mai mult. Totul depinde de gradul de repetare a activitatii si de motivarea celui care o efectueaza. Astfel, este foarte probabil ca lucratorul de la linia de montaj sa aprecieze ca fiind mult mai lung timpul sau de lucru

comparativ cu un artizan care executa în paralel, un obiect;

Managementul timpului

b. cu cât o activitate este mai interesanta cu atât ea pare mai scurta si nvers Interesul sau motivarea pentru executarea unei activitati ne fac a ignoram restrictiile de timp;

c. timpul pare, totdeauna, mai lung atunci când asteptam. Înaintea unui

examen sau a unui eveniment, atunci când asteptam un raspuns sau

stam la usa stomatologului, timpul de asteptare este imposibil si avem

sentimentul unei pierderi nejustificate.

Mituri individuale privind timpul

De-a lungul vietii sale, orice individ cultiva anumite mituri privind timpul i le utilizeaza ori de câte ori este necesar. Cele mai multe astfel de mituri privesc timpul de munca:

a. Pierderea de timp este cauzata de altii. Multe persoane justifica proasta utilizare a timpului lor acuzându-i pe ceilalti ca le irosesc timpul cu vizite neasteptate, apeluri telefonice, convocari la reuniuni organizate necorespunzator etc..

b. Cu cât lucram mai mult cu atât ne îndeplinim mai complet sarcinile. Exista persoane care lucreaza 16-17 ore/zi si sapte zile pe saptamâna fara ca, în mod obligatoriu, sa-si îndeplineasca sarcinile considerate de el si de ceilalti, ca fiind interesante si satisfacatoare.

c. Când avem foarte mult de munca suntem indispensabili. Apreciind ca unt mult mai siguri de munca lor decât de a celorlalti, multe persoane acumuleaza sarcini suplimentare. Ele nu încearca nici sa planifice, nici sa organizeze, nici sa delege, nici sa formeze alte persoane pentru

efectuarea unor activitati, ceea ce conduce, în mod inevitabil, la imposibilitatea de a desfasura activitatea în mod corespunzator.