Mediul Extern al Firmei

Serviciile informaţionale operează în contextul a două medii: intern si extern. Amândouă afectează modul în care serviciile informaţionale sunt conduse în scopul furnizării de servicii către clienţii lor. Dacă managerul şi personalul nu au o viziune clară asupra acestor medii şi asupra impactului pe care îl au asupra operatiilor lor, munca le este în zadar. Mediul extern cuprinde conditiile exterioare în care serviciile informationale operează. Cele mai multe organizatii operează în medii complexe, în schimbare, care în mod continuu creează noi provocări care trebuie controlate pentru a asigura supravietuirea si succesul. Mediul intern al organizaţiei cere aceeasi atentie în conducere ca cel extern. Mediul intern cuprinde factorii din interiorul organizaţiei care îi influentează activitatea. Factori precum: structura, cultura, valorile, stilurile manageriale, comunicarea, tehnologia constituie mediul intern. De asemenea factorii mediului intern sunt influentati de mediul extern.

O sarcină principală a managementului este să se asigure că serviciul informational este performant si se adaptează la schimbările interne si externe. Acest lucru poate fi realizat prin câteva procese. Informatia initială din mediul intern si extern trebuie să fie culeasă, asimilată si evaluată. Câteva metode de evaluare care pot fi folosite sunt: analiza SWOT, identificarea factorilor critici de succes si profilul de capabilitate (capacitate).

O greseală a managementului ar fi să ignore sau să omită revizuirea continuă a performantelor organizatiei în raport cu mediul intern si extern. Adesea scuza pentru o astfel de practică este faptul că se consumă mult timp. Cei care fac astfel de afirmatii ar trebui să reflecteze asupra avantajelor revizuirii pentru reducerea factorilor de risc în luarea deciziilor si pentru furnizarea altor oportunităti. În acelasi timp se minimizează amenintarea si slăbiciunea. Planificarea devine mai eficientă prin folosirea unui astfel de proces.

Capitol 1 : Mediul extern al firmei

Organizaţia în general şi întreprinderea productivă în special nu reprezintă un scop în sine, ci un mijloc prin care se satisfac anumite nevoi ale societăţii, în primul rând ale pieţei interne şi externe, ale mediului extern în cadrul căruia organizaţia sau întreprinderea se constituie şi se dezvoltă.

O puternică influenţă asupra rezultatelor activităţii întreprinderii - aşa cum am văzut - o exercită mediul extern în care aceasta activează, fizionomia şi mecanismul lui de funcţionare precum şi capacitatea întreprinderii de a fructifica oportunităţile şi a evita primejdiile pe care acesta i le furnizează, prin sincronizarea acţiunilor ei cu schimbările din configuraţia mediului. De aceea, se impune cu necesitate cunoaşterii conţinutului şi a cerinţelor mediului, precum şi a

modificărilor cantitative şi calitative care apar în sfera lui, chiar anticiparea evoluţiei viitoare a mediului, astfel încât întreprinderea să se poate adapta la noua lui structură.

Cunoaşterea caracteristicilor şi a mutaţiilor intervenite în structura mediului extern este o condiţie fundamentală a satisfacerii cantitative şi calitative a unei anumite categorii de trebuinţe de către întreprindere, necesităţi aflate în continuă creştere şi diversificare, care trebuie să stea la baza elaborării unor strategii realiste, bine fundamentate ştiinţific.

Ca sistem dinamic, socio-economic, întreprinderea preia din mediul extern resursele de care are nevoie le introduce în procese specifice, din care rezultă produse, servicii sau lucrări care vor fi transferate aceluiaşi mediu ambiant. În acest sens, întreprinderea este o componentă de bază a mediului extern, ca un sistem de intrări (din mediul extern), procese şi ieşiri (către mediul, extern). Prin intrări, întreprinderea se adaptează la mediu, iar prin ieşiri aceasta va influenţa mediul.

Datorită complexităţii şi multidimensionalităţii mediului în care işi desfăşoară activitatea întreprinderea în literatura de specialitate exista încă numeroase puncte de vedere cu privire la conceptul de mediu extern.

Astfel la modul cel mai general Ph Kotler consideră ca mediul reprezintă totalitatea forţelor necontrolabile la care întreprinderea trebuie să-şi adapteze politica şi se constituie din participanţii şi forţele externe care influenţează asupra posibilităţilor întreprinderii de a dezvolta şi menţine tranzacţii avantajoase.

La rândul său, un alt autor insistă pe necesitatea tratării mediului extern în strânsă corelare cu calitatea vieţii pe care, de altfel, o condiţionează decisive. După cum calitatea vieţii este definită printr-o multitudine de componente, la fel şi mediul extern trebuie definit prin multitudinea elementelor sale componente, numite factori de mediu, care influenţează într-un mod specific calitatea vieţii.

Deşi aceste defeniţii au fost diferit selectate se poate de menţionat că "mediul extern exprimă ansamblu unitătilor economice a instituţiilor financiar¬ bancare, juridice, a organizaţiilor politice de ocrotire a sănătăţii, de învăţămînt şi a tuturor elementelor exogene care inf1uienţează şi sunt influienţate de activitatea întreprinderii.

Dacă avem în vedere locul şi rolul participanţilor la acest cadru de desfăşurare a activităţii întreprinderii, interacţiunea şi intensitatea cu care acţionează forţele constitutive, influenţele pe care le exercită, putem delimita două componente, mediul intern sau micromediul şi mediul extern sau macro mediul.

Micromediul este reprezentat de participanţii la mediul cel mai apropiat al întreprinderii şi care afectează posibilităţile ei de a-şi de servi clienţii.

Macromediul este desemnat de forţele societale cu rază mare de acţiune, care afectează toţi participanţii la micromediul întreprinderii.

Delimitarea celor două componente ale mediului extern are mare importanţă pentru planul organizării "supravegherea mediului de către întreprindere”. Astfel, dacă micromediul poate fi supravegheat personal, el având influenţă directă, fiind relativ controlabil şi deci susceptibil modificărilor prin acţiuni concertate, elemetele macromediului sunt necontrolabile, nu pot fi inf1uenţate, dar trebuie cunoscute şi, pe această bază, stabilite acţiuni de adaptare a întreprinderii la configuraţia acestuia. Evident, între cele două componente ale mediului există strânse relaţii de intercondiţionare şi, de aceea, pentru înţelegerea întregului mecanism de organizare şi desfăşurare a activităţii întreprinderii este absolut necesară cunoaşterea mediului în care ea acţionează, întrucât “informaţiile ample asupra mediului extern de care dispune întreprinderea modernă îi oferă posibilitatea nu numai să-şi menţină locul pe piaţă, dar să şi detecteze şi să cucerească alte pieţe şi chiar să creeze noi pieţe de desfacere, nevoi de consum ¬deci să aducă schimbări în însăşi structura mediului.

Pentru aceasta se impune o strictă şi continuă supraveghere a factorilor exogeni şi endogeni ai mediului întreprinderii, deoarece modificările în structura şi evoluţia lor pot avea impact profund asupra activităţii întreprinderii.

1.1. Înţelegerea şi complexitatea mediului extern

Înţelegerea mediului extern în care operează serviciul informaţional este fundamentală pentru aşezarea acestuia astfel încât să beneficieze de schimbările tehnologice, obţinerea resurselor şi furnizarea serviciilor dorite de clienţi. Mediul extern este dinamic şi este necesar să fie permanent "scanat" pentru a identifica noile realităţi, provocări şi incertitudini.

Evaluare mediului extern este una din primele etape ale procesului de planificare strategică. Aceasta permite managerilor să identifice schimbările, tendinţele, oportunităţile, ameninţările, şi oferă de asemenea informaţii de bază pentru alte evaluări cum ar fi profilul de capacitate.

Prin scanarea numărului şi naturii factorilor (determinanţilor) mediului extern, managerul descoperă dacă serviciul sau organizaţia superioară operează într-un mediu simplu sau complex, stabil sau instabil. Complexitatea şi stabilitatea mediului extern afectează structura, stilul managerial şi cultura organizaţională.

Complexitatea mediului arată numărul de factori care afectează organizaţia. Un mediu simplu este acela unde numărul factorilor este de 4 sau 5. Un mediu complex este cel în care peste 10 factori au impact asupra organizaţiei.

Stabilitatea arată gradul şi frecvenţa schimbării factorilor. Dacă acestia îsi schimbă continuu intensitatea, iar serviciul se schimbă, mediul poate fi considerat instabil. Turbulenţele nu întotdeauna influenţează organizaţiile în acelasi mod si în acelasi timp.

1.2. Factorii mediului extern

Principalii factori care influentează serviciile informationale si organizatiile superioare acestora sunt:

Condiţiile economice

Condiţiile economice reflectă sănătatea generală a economiei ţării şi sectorului în care serviciul informaţional operează. Condiţiile economice pot influenţa atât cererea şi utilizarea serviciilor de către clienti cât şi aprovizionarea şi cererea de resurse. De exemplu, în cazul unui somaj ridicat, cererea pentru servicii informationale libere, cum ar fi cele care operează în afara bibliotecilor publice, creşte. Şomajul ridicat poate de asemenea să ducă la o mare ofertă pe piaţa muncii, ceea ce permite un grad mai ridicat de selecţie.