Modele de comunicare eficientă în firmă - politici de comunicare

INTRODUCERE

Comunicarea este o componentă de bază a vieţii sociale, ea constituind ansamblul proceselor psihice şi fizice prin care se efectuează operaţia de punere în relaţie a unei persoane sau mai multora, cu alta sau cu mai multe, în vederea atingerii unor obiective.

Comunicarea reprezintă un act esenţial, un fapt fundamental ce priveşte directa interacţiune dintre cel puţin doi indivizi, lucru esenţial şi principal atât pentru viaţa personală cât şi pentru cea socială a individului.

Astăzi, comunicarea a devenit din ce în ce mai importantă şi mai nuanţată. În viaţa profesională, angajaţii se confruntă cu un exces de informaţii, dar şi cu insuficienţa şi chiar absenţa comunicării. Informarea şi comunicarea sunt două noţiuni diferite, însă interdependente. Informarea pune persoanele în relaţii cu anumite informaţii, iar comunicarea pune persoanele în relaţii cu alte persoane.

Activitatea managerială însăşi este un proces complex şi continuu de comunicare. O cerinţă specială faţă de manager este aceea de a fi un bun comunicator, căci problema reală a comunicării organizaţionale nu este aceea a implicării sau nu a managerului, ci dacă el comunică bine sau nu.

Conform opiniei mai multor specialişti, acest proces constă în transmiterea unor informaţii de către o sursă ( emiţător ) unuia sau mai multor destinatari (receptori), prin intermediul unor canale şi mijloace de comunicare sub forma mesajelor simbolice ( codificate ) şi retransmiterea unui mesaj ( răspuns ) de la receptor către emiţător.

Problemele de comunicare nu se pot rezolva prin e-mail sau telefon.

Este nevoie de o comunicare faţă în faţă (individual sau prin sedinţe) pentru a întelege exact cum se manifesta toate elementele unei comunicări.

Ultimele studii efectuate pentru a disocia procesul de comunicare în elementele sale esentiale au aratat că:

- 55% din intelesul comunicării il reprezintă mimica

- 38% este transmis prin tonalitatea şi modul în care comunicăm

- 7% este comunicat prin cuvinte

Indiferent de modalitatea de comunicare pe care decidem să o folosim, prin întalniri directe, prin şedinţe sau pur si simplu de la distanţa, trebuie sa avem în vedere că, bazată pe respect reciproc, comunicarea este construită din cunoştinţe, abilităţi, experienţă.

Întotdeauna trebuie sa ne fie clar de ce comunicăm, iar stilul de comunicare trebuie adaptat la mediul în care lucrăm, intern şi extern, şi până la urmă la partenerul de dialog.

I. Conceptul de comunicare în cadrul organizaţiei.

1.1. Conceptul de comunicare şi rolul ei în cadrul firmei.

Oamenii, pe întreg parcursul vieţii lor, învaţă cum să comunice, atât în viaţa privată, cât şi în cea profesională. Comunicarea este o componentă de bază a vieţii sociale, ea constituind „ansamblul proceselor psihice şi fizice prin care se efectuează operaţia de punere în relaţie a unei persoane sau mai multora, cu alta sau cu mai multe, în vederea atingerii unor obiective.”

Întrucât, în cadrul relaţiilor interpersonale oamenii comunică continuu, orice comportament al acestora deţine o valoare informaţională, transmiţându-se ceva chiar şi atunci când nu se vorbeşte, când se zâmbeşte, când există o depărtare între indivizi etc.

Încercarea de a găsi o definiţie universal valabilă pentru comunicare este

aproape imposibilă. Foarte mulţi autori au sugerat definiţii, mai mult sau mai puţin

exhaustive pentru acest termen. Orice dicţionar explicativ vorbeşte despre

înştiinţare, informare, aducere la cunoştinţă etc. Un sens comun este acela de a

informa, a înştiinţa, a face cunoscut sau a fi în legătură cu., a avea legătură cu…, a duce la….

Comunicarea reprezintă un act esenţial, un fapt fundamental ce priveşte directa interacţiune dintre cel puţin doi indivizi, lucru esenţial şi principal atât pentru viaţa personală cât şi pentru cea socială a individului.

Un tip special de comunicare este cea organizaţională. O organizaţie reprezintă „un grup mare de persoane, structurat într-un mod impersonal şi care are menirea de a asigura anumite obiective specifice.” (Conducerea resurselor umane – Radu Emilian ).

Membrii unei organizaţii sunt persoane capabile să comunice între ele şi să participe la realizarea şi atingerea unui obiectiv comun. Relaţiile organizaţionale au ca suport comunicarea interpersonală, deoarece succesul organizaţional şi comunicarea se afla într-o strânsă legătură. Comunicarea organizaţională trebuie

proiectată în aşa fel încât să permită coordonarea şi armonizarea activităţii firmei. O bună comunicare între membrii grupului de muncă conduce la înlăturarea fenomenului marginalizării şi al ignorării, crescînd astfel posibilitatea atingerii obiectivelor comune prin motivarea acestui grup de muncă.

Comunicarea din cadrul unei organizaţii se raportează la interacţiunea verbală şi non-verbală dintre angajaţii săi, dintre managerii săi şi, nu în ultimul rînd, dintre manageri şi angajaţi, astfel că nu există un manageriat eficient fără o comunicare eficientă.

În acest context, se impune necesitatea faptului prin care managerul trebuie să

comunice eficient şi deschis cu angajaţii şi să ţină cont de sugestiile acestora, deoarece va avea de cîştigat, atît pe plan psihologic cît şi economic, întrucît finalitatea acestui lucru poate duce la creşterea calităţii şi performanţei organizaţionale. În atingerea eficienţei, managerul trebuie să îşi manifeste un spirit de conducător, unde atribuţiile de bază sunt reprezentate de faptul de „a comunica oamenilor calitatea şi potenţialul lor într-un mod atît de clar, încît ei ajung să le vadă în ei înşişi.”