Organizarea unei Conferințe

1. Definirea proiectului

Proiectul reprezinta organizarea unei conferinte internationale cu tema: Drepturile copilului, conferinta organizata si gândita de organizatia nonguvernamentala FICE (Federatia Internationala a Comunitatilor Europene) în colaborare cu UNICEF.

Printre participantii la conferinta sunt si angajati ai UNICEF din 10 tari. Din fiecare tara vor veni câte doi reprezentanti. Din România, fiind tara organizatoare, vor fi invitate mai multe personalitati, printre care, invitatul de onoare, presedintele României, Traian Basescu, primul- ministru, ministrul sanatatii, ministrul învatamântului si, bineînteles, reprezentanti ai presei. În total, la conferinta vor participa 40 de persoane.

Proiectul este nascut din nevoia de a stopa maltratarile asupra copiilor si abandonul scolar, care este în crestere în ultimii ani. Acestea sunt obiectivele conferintei, urmarite de organizatori.

2. Organizarea proiectului

Conferinta va avea loc în data de 15 octombrie 2005. Planul de organizare trebuie sa fie foarte bine pus la punct, amplu si concis, în conformitate cu termenele- limita.

Defalcarea proiectului pe actiuni dependente si independente

1. Întocmirea listelor cu participantii- dupa distribuirea invitatiilor, este necesara contactarea lor, eventual prin telefon, pentru a se face confirmarea. În functie de câte persoane din strainatate îsi confirma participarea, trebuie rezervate biletele de avion, în regim dus- întors, camerele de hotel si masini pentru a-i lua de la aeroport. Trebuie trimise câteva persoane în întâmpinarea invitatilor.

2. Contactarea mass- media- se face în baza contactelor anterioare. Numele persoanelor de contact se iau din baza de date deja existenta. Daca nu exista aceasta baza de date, atunci se invita doar redactori ai ziarelor si revistelor de specialitate. În relatia cu presa se urmareste mediatizarea evenimentului, de aceea este necesara redactarea de materiale informative.

3. Închirierea unei sali în care se va desfasura conferinta- se va tine cont de anumite criterii: amplasarea salii ,capacitatea, costul, existenta mobilierului adecvat si posibilitatea închirierii de noi corpuri de mobilier, modalitatea de plata.

4. Contactarea unei firme de catering- se au în vedere urmatoarele: meniul, ora servirii, serviciul ales (e preferabil serviciul bufet suedez). Bauturile vor fi de diverse sortimente, mai putin alcool, si vor fi mereu prezente pe masa în timpul conferintei.

5. Contactarea translatorilor- este indicat sa se lucreze cu firme specializate. Se va angaja câte o persoana pentru: limba engleza (majoritatea participantilor vorbesc aceasta limba internationala), franceza si germana.

6. Alegerea structurii programului pentru conferinta.

7. Pregatirea mapelor pentru conferinta- implica activitati precum printare si multiplicare (xerox). Ele cuprind: programul conferintei, copii dupa discursurile cele mai importante, informatii utile.

8. Închirierea aparatelor tehnice pentru sala de conferinta- casti, retroproiector, microfoane.

9. Achizitionarea furniturilor- mai întâi se face o lista cu materialele necesare si apoi se cumpara: pixuri, marker, coli de xerox, mape, toner, foarfeci, lipici, scoci, etc. Chiar daca pare un lucru lipsit de importanta, lipsa lor sau neachizitionarea lor în timp util poate duce la inoperativitate în activitatile ulterioare.

10. Decorarea salii de conferinte- se va face cu o zi înainte. În aceeasi zi se va face si o ultima verificare a mobilierului, a aparatelor tehnice, a grupurilor sanitare.

11. Aducerea materialelor- materialele (carti de vizita, mape, ecusoane, afise) se aduc în aceeasi zi în care are loc conferinta, pentru a nu se pierde. Va fi pregatita o masa la intrare pentru depozitarea lor.

12. Întâmpinarea oaspetilor- oaspetii vor fi întâmpinati la intrarea în sala de o persoana, care sa le distribuie mapele, ecusoanele si sa le indice locurile în sala.