Organizarea unui Eveniment

Fiecare organizaţie alege să îşi definească în mod diferit evenimentele, dar şi să le exploateze în mod diferit. Un lucru este cert: un eveniment este un „generator” de ştiri despre propria organizaţie; te poate aduce în atenţia opiniei publice prin intermeiul mass-media. Fiecare eveniment care apare în viaţa organizaţiei trebuie exploatat şi organizat cu multă atenţie.

1. Principalele tipuri de evenimente

Evenimente organizate pentru publicurile externe ale organizaţiei

Publicurile externe ale unei organizaţii sunt formate în primul rând din clienţi, pe urmă jurnalişti, colaboratori, furnizori, finanţatori, competitori, simpatizanţi. La majoritatea evenimentelor de acest tip sunt invitaţi jurnaliştii, care sunt răspunzători cu publicarea sau difuzarea informaţiilor despre acel eveniment. Din această a doua categorie de evenimente fac parte:

conferinţele de presă (acestea sunt adresate în primul rând jurnaliştilor);

ziua porţilor deschise;

inaugurări de sedii sau de spaţii comerciale noi;

lansări de produse sau servicii;

diverse aniversări la care sunt invitaţi fie cei mai fideli clienti fie cei mai mari clienţi ai organizaţiei, dezvelirea unei pietre sau a unui monument, comemorări.

Responsabilitatea socială

Practic responsabilitatea socială nu poate fi considerată un eveniment. Sau altfel spus acţiunile de caritate întreprinse de o organizaţie nu trebuie transformate într-un eveniment prin care se urmăreşte câştigarea unui capital de imagine pentru organizaţie.

Acest „câmp” al responsabilităţii sociale este forte sensibil, deoarece dacă nu este bine gestionat poate avea un „efect de bumerang”. Din păcate, pentru publicul larg, ştirile referitoare la programele sociale ale companiilor sunt lipsite de credibilitate; iar pentru jurnalişti comunicatele de presă referitoare la astfel de acţiuni comunitare nu sunt interesante.

În general este bine ca fiecare organizaţie să dezvolte astfel de programe în folosul comunităţii; să încerce să comunice binele pe care îl face o companie. Însă scopul nu ar trebui să fie altul decât încercarea de a crea şi de a susţine un climat de bunăvoinţă şi de încredere într-o societate.

2. Planificarea unui eveniment

Există câteva etape în planificarea evenimentelor, etape care se recomadă să fie respectate pentru a nu intra în criză de timp sau pentru a nu apărea surprize neplăcute:

Planificarea trebuie începută din timp, în funcţie de anvergura evenimentului;

Elaborarea unui program (eventual a unei schiţe) – planificarea fiecărui detalui şi desemnarea responsabililor pentru fiecare activitate;

Formarea unor comitete de lucru cu oamenii implicaţi în organizare;

Selectarea unui model de invitaţii care să fie în concordanţă cu tema aleasă pentru eveniment;