Rolul și Importanța Activității de Secretariat în Eficientizarea Muncii Managerului

1.Consideraţii generale privind evoluţia meseriei de secretar

O abordare evolutivă a meseriei de secretar nu se poate realiza decât în contextul evoluţiei istorice a managementului şi a mijloacelor de comunicaţie. Încă din fazele de început, în practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate esenţiale care i-au marcat funcţionarea până astăzi:

- meseria de secretar a apărut şi a funcţionat întotdeauna pe lângă factorii de decizie ai vieţii economico- sociale;

- tratarea informaţiei scrise, a stat la baza acestei activităţi şi,

- confidenţialitatea, a constituit o cerinţă esenţială sub aspect deontologic.

Coordonata confidenţialităţii este sugerată chiar de termenul „secretar”(ă), provenind din latinescul „secretum” (secret, taină) şi desemnând o persoană care ştie şi păstrează secrete.

Sub aspect practic, meseria de secretar precedă – în timp istoric, apariţia denumirii sale. Dacă ţinem cont de faptul că primele forme ale scrierii au apărut din necesităţile administraţiei de stat de a emite dispoziţii, de a da ordine şi a administra bunuri, putem lega apariţia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autorităţilor, consideraţi a constitui prima celulă a birocraţiei, în Orientul antic [1]

În special, în perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializaţi în comunicarea scrisa.

Problema confidenţialităţii se punea, la vremea respectivă, numai pe cale orală, fiind extrem de rare persoanele care ştiau să citească.

Aşa se explică şi practica unor autorităţi de a tăia limba scribilor, spre a se asigura de păstrarea secretului profesional.

Termenul grammatikos, [2] denumind în limba greacă şi profesia de “secretar”, poate fi considerat cel mai sugestiv, în ceea ce priveşte posibilităţile asocierii acestei meserii cu începuturile scrierii.

Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul şi prin evoluţia mijloacelor de comunicaţie, se conturează alte coordonate funcţionale ale acestei profesii. [3]

In perioada feudalismului, o data cu schimbările produse în sistemele de conducere prin apariţia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariţia hârtiei ca suport informaţional, munca de secretariat capătă contururile specializării.

Astfel, persoana desemnată cu titlul de secretar, în Evul Mediu, se ocupa de

1] Giovannini GIORANNINI, (ed ) De la silex la siliciu : Istoria mijloacelor de comunicare în masă. Bucureşti : Editura tehnică, 1989, p. 5-70 ; Marin AIFTINCA, Babilonul informaţiei : Către o nouă ordine internaţională în domeniul comunicării şi informaţiei – Bucureşti : Editura politică, 1987, 286 p.

[2] În limba română termenul a fost preluat sub forma “grămătic” şi a circulat cu sensul de “secretar” sau “scriitor” într-o cancelarie domnească.

[3] Ovidiu NICOLESCU; Ion VERBONCU, Evoluţia managementului pe plan mondial. În: Management, Bucureşti, Editura economică, 1999, p. 63-74

corespondenţa monarhului sau a unor înalţi demnitari. Aceasta presupunea menţinerea în continuare, a sarcinilor iniţiale de caligrafiere a textelor, la care sau adăugat alte operaţiuni de expediere dar şi de evidenţă a circulaţiei documentelor scrise.

In epoca modernă, o dată cu pătrunderea maşinilor de scris mecanice în structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata atât de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, încât activitatea sa se va confunda până în epoca contemporana, cu aceea de dactilograf.

Trebuie precizat însă, că din punct de vedere istoric, această meserie a aparţinut bărbaţilor, până la începutul secolului XX, când au început să fie promovate drepturile cetăţeneşti refuzate femeii secole de-a rândul. Nici Revoluţia Franceză cu ideile ei luminoase nu a avut curajul să lanseze femeia în viaţa administrativă, dar a declanşat goana după o egalitate de sexe. [4]

În epoca contemporană, conform statisticilor, 95% din funcţiile de secretar sunt ocupate de femei, în special în ţările Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate decât bărbaţii în domeniul competenţei sociale şi al inteligenţei emoţionale. [5] Se conturează, astfel, noi cerinţe, privind practicarea acestei profesiuni.

Managementul modern, cristalizat ca ştiinţă tot la începutul secolului XX, dezvoltă noi valori, privind resursele umane şi resursele informaţionale, la aceasta aducându-şi contribuţia ştiinţe precum sociologia, psihologia, ergonomia.

Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, şi reevaluarea auxiliarului său de bază, secretariatul.

În spatele acestui curent ascensional se află şi dezvoltarea continuă a tehnologiilor informaţionale şi comunicaţionale care au revoluţionat viaţa birourilor. Astăzi, competenţele secretariatului impun în egală măsură, cunoştinţe, informaţii şi deprinderi cerute muncii tradiţionale secretariale la care se adaugă altele noi: domeniul biroticii. Abordând, cerinţele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stăpânirea procedeelor de citire şi scriere rapida; utilizarea calculatorului în editarea de texte şi pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaţiei şi comunicaţie; cunoaşterea principiilor de organizare a timpului şi a documentelor; posedarea şi si exercitarea a 1-2 limbi de circulaţie internaţională; cunoştinţe generale de statistică şi contabilitate; abilităţi de comportament în relaţiile cu publicul şi alţi factori; Din această perspectivă, activitatea secretariatelor devine tot mai complexă şi specializată. Secretara este tot mai implicată în procesul de gândire fiind nevoită de multe ori să preia părţi din activităţile conducerii spre a le prelucra independent, să gestioneze fluxuri de informaţii şi timpul managerilor, să manevreze mijloace tehnice de tratare a informaţiei şi de comunicaţie.