Sisteme Informatice Integrate pentru Managementul Afacerilor

Integrarea aplicaţiilor informatice este o activitate ce reuneşte oameni, echipamente, programe, dar şi practici manageriale. Integrarea aplicaţiilor este o abordare strategică de a lega mai multe sisteme informatice, la nivel de informaţii şi servicii, astfel încât sistemele să fie capabile să facă schimb de informaţii şi să asigure o funcţionare a proceselor în timp real .

Sistemele informatice de tipul Enterprise Resource Planning (ERP) sunt sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea tranzacţiilor şi facilitarea integrării proceselor de afaceri cu furnizorii, clienţii şi alţi parteneri de afaceri.

Un ERP poate fi considerat expresia cea mai fidelă a iterdependenţei dintre economic şi tehnologia informaţională, reprezintă o infrastructură software, multi-modulara ce oferă suport de gestiune şi coordonare a diferitelor structuri şi procese din companie, în vederea realizării obiectivelor de afaceri. Scopul unui sistem ERP (sistem de gestiune integrată a proceselor de afaceri) este realizarea unei mai bune comunicări în companie, îmbunătăţirea cooperării şi interacţiunii dintre diferite departamente precum cele de planificare a producţiei, achiziţii, producţie, vânzări şi relaţii cu clienţii. Pe scurt, un sistem de gestiune a companiei de tip ERP reprezintă planificarea celor 4 factori determinanţi pentru o afacere de succes: factorul uman, financiar, tehnic şi de resurse (cei 4 M - Man, Money, Machines şi Materials).

ERP integrează toate procesele economice: producţie, distribuţie, contabilitate, finaciar, personal, stocuri, service şi mentenanţă, logistică, gestiune de proiecte, oferind accesabilitate, vizibilitate şi consistenţa informaţională în întreaga organizaţie. ERP înseamnă integrarea tuturor aplicaţiilor într-o soluţie globală, care acoperă toate procesele intercorelate prin care concretizează activitatea organizaţiei, eliminând graniţele dintre departamente şi delimitările funcţionale, ca şi pe cele ale organizaţiei cu mediul şi oferind posibilităţi de lucru multiutilizator, multiscop şi multispatiu.

Prin definiţie, un sistem de tip ERP reprezintă o soluţie software complexă, bazată pe arhitectura client-server ale cărei elemente sunt integrate într-o platformă comună, pentru gestionarea resurselor companiei, prelucrarea tranzacţiilor şi facilitarea integrarii tuturor procelor necesare în cadrul unei afaceri, centralizându-le, facilitând împărtăşirea datelor şi eliminând redundanţa. Fiecare pachet ERP oferă funcţionalităţi diferite pentru industrii diferite.

Provocarea principală constă în integrarea tuturor proceselor economice şi optimizarea resurselor disponibile.

Sistemele ERP actuale realizează integrarea tuturor funcţiilor de conducere ale unei companii, plecând de la :

- planificare;

- asigurarea stocului de materii prime şi materiale;

- definirea tehnologiilor;

- coordonarea proceselor de producţie;

- gestiunea financiar- contabilă, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite;

- dezvoltarea şi menţinerea relaţiilor cu clienţii şi partenerii de afaceri.

Un astfel de sistem permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizării planului de afaceri. Prin opţiunile de simulare a activităţilor şi prin caracterul flexibil şi dinamic al aplicaţiilor se pot realiza :

- planuri de previziune;

- evaluări şi predefiniri ale tendinţelor de evoluţie ale industriei din care face parte compania;

- analize calitative;

- integrarea cu noile tehnologii e-business;

- comunicare on-line.

La implementare, sistemele ERP includ o serie de caracteristici de bază. Sunt instalate pe un sistem de gestiune a bazelor de date. Platformele de baze de date folosite cel mai frecvent sunt: Oracle, DB2, Informix, MS SQL Server, SQL Base şi Sybase. Baza de date necesită o setare iniţială conform proceselor organizaţiei şi trebuie sa asigure acces direct la informaţii în timp real (avantajul bazelor de date unice) pentru toţi membrii organizaţiei. Odată terminată instalarea, utilizatorii introduc datele, informaţiile fiind transferate prin intermediul proceselor la alte module. În final, sistemele ERP includ instrumente de raportare periodice sau realizate ad-hoc.