Sistemul Informațional al Stocurilor

Sistemul informaţional prezintă o importanţă deosebită pentru gestiunea eficientă a stocurilor. Un sistem informaţional care să permită cunoaşterea permanentă a proceselor şi fenomenelor economice are legătură directă şi chiar indirectă în nivelul, structura si evoluţia stocurilor. Desigur, există o multitudine de procese, fenomene si activităţi economice ce influenţează sau sunt influenţate de către stocuri, ele referindu-se, în principal, la:

- determinarea necesarului de contract,

- încheierea contractelor cu furnizorii si beneficiarii,

- aprovizionarea cu mărfuri,

- urmărirea executării contractelor,

- livrarea mărfurilor din depozite către magazinele detailistilor,

- urmărirea comenzilor cu beneficiarii,

- inventarierea stocurilor existente în depozite,

- evidenţierea cheltuielilor aferente activităţii de stocare etc.

Toate asemenea activităţi generează informaţii de mare însemnătate pentru fundamentarea deciziilor, astfel încât să se creeze toate premisele, pe de o parte, pentru preîntâmpinarea abaterilor, iar, pe de alta, pentru sesizarea lor imediat ce s-au produs, în acest fel urmărindu-se reducerea stocului la limitele normale.

Într-o abordare sistemică întreprinderea este alcătuită din următoarele sisteme: operaţional, de conducere, informaţional.

Fig.1 Abordarea sistemică a întreprinderii

Sistemul informaţional pe de o parte, evaluează performanţele sistemului operaţional, şi, pe de altă parte, primeşte date despre mediu pentru a alimenta cu informaţii sistemul de conducere.

Activitatea de conducere nu este separabilă de informaţie, deoarece desfăşurarea sa necesită o bună cunoaştere a universului în care se iau decizii. Ca urmare a acestei condiţionări reciproce se impune o abordare unitară a sistemului de către conducere, avându-se în vedere faptul că insuficienţele unuia din sisteme se vor reflecta în performanţele întregului sistem.

În cadrul sistemului informaţional, majoritatea datelor sunt colectate, prelucrate si vehiculate pe suporţi purtători de informaţie (formulare, rapoarte, suporţi magnetici s.a.) care formează sistemul de evidenţă al firmei. Acesta este alcătuit, la rândul său, din trei componente:

a) sistemul evidenţă tehnico-operativă (economică), asigură înregistrarea operativă si sistematică a datelor, ce caracterizează procesele care au loc în activitatea întreprinderii. Acestea, după o primă prelucrare se transformă în informaţii necesare conducerii operative a proceselor tehnico-economice, respectiv subsistemului operaţional. Evidenţa operativă ocupă aproximativ

80% din volumul de evidenţe, însă, în forma sa primară nu poate furniza o imagine de ansamblu asupra unei firme;

b) sistemul de evidenţă contabil, prelucrează datele si informaţiile furnizate de evidenţa tehnico-operativă, pentru a determina rezultatele financiare pe o anumită perioadă, fiind expresia cea mai sintetică a rezultatelor activităţii tehnico-economice desfăsurată. Furnizează informaţii de mare importanţă în analiza si fundamentarea deciziilor pe termen lung privind obiectivele si acţiunile viitoare ale unităţii economice, precum si pentru elaborarea măsurilor de utilizare cât mai eficientă a resurselor umane, materiale si financiare;

c) sistemul de evidenţă statistică, asigură o informare postoperativă, într-o formă sintetică a rezultatelor de ansamblu ale firmei. Are o sferă de cuprindere mai mare decât evidenţa contabilă, constituind sursa principală de informaţie pentru conducere în vederea evaluării rezultatelor comparativ cu sarcinile si resursele stabilite. Totodată, aceste informaţii stau la baza previziunilor, a precizării sarcinilor viitoare.

Sistemul informaţional nu se limitează numai la sistemul de evidenţă, existând şi informaţii neformale care nu mai sunt supuse unei prelucrări ulterioare.

Importanţa părţii neformale a sistemului informaţional este pusă în evidenţă de A. Toffler, prin exemplul firmelor japoneze. Sistemul „doKiKai” asigură o comunicare neformală importantă pentru tinerii angajaţi ai firmei, între ei existând legături atât în firmă, cât si în afara firmei. Ei schimbă permanent informaţii, ocolind astfel canalele informaţionale formale.

Sistemul informaţional cuprinde ansamblul mijloacelor şi procedurilor de preluare, clasare, stocare, prelucrare, difuzare şi valorificare a datelor şi informaţiilor la nivelul unei unităţi economico-sociale. Finalitatea sistemului informaţional este furnizarea de informaţii sub o formă direct utilizabilă, la momentul oportun, în scopul asigurării bunei funcţionări a sistemelor operaţionale, precum si a luării deciziilor la diferite nivele. Cu alte cuvinte, sistemul informaţional realizează legătura necesară între organele de conducere si cele conduse, si invers, într-un mod dinamic.

Buna conducere a unui agent economic este condiţionată de existenţa unui sistem informaţional judicios conceput si implantat, atotcuprinzător, capabil să furnizeze managerilor la toate nivele ierarhice informaţii sintetice si la nevoie, analitice, de care acestia au nevoie pentru fundamentarea deciziilor.

Sistemul informaţional nu are un rol în sine, ci este subordonat sistemului de conducere pentru care a fost creat. Trebuie să permită managerilor de la orice nivel să pătrundă în procesul intim al fenomenelor, să examineze critic stările de fapt, să evidenţieze aspectele pozitive si negative precum si cauzele lor, furnizând suportul documentar pentru elaborarea unor decizii eficiente, al exercitării controlului aplicării deciziilor luate, semnalând abaterile de la îndeplinirea obiectivelor fixate.

Pentru sprijinirea procesului decizional la toate nivelele, sistemul informaţional trebuie să îndeplinească o serie de sarcini. Într-o abordare sumară, acestea ar putea fi:

-asigurarea în timp util, de o structură şi precizie corespunzătoare a informaţiilor necesare activităţii de evidenţă, analiză şi decizie, pentru obţinerea unei eficienţe maxime;

-realizarea legăturilor informaţionale între elementele de structură ale agentului economic, precum şi a legăturilor necesare cu mediul extern;

-cuprinderea întregii activităţi şi reflectarea fidelă a stării şi tendinţelor proceselor economice specifice agentului economic;