Utilizarea unui software cu utilitate în management

1. Microsoft Excel

Unul dintre cele mai utilizate software-uri în științele economice este Microsoft Excel, care prin funcțiile pe care le deține poate ușura munca celor care îl folosesc. Microsoft Excel este un program de calcul tabelar ( spreadsheet, in limba engleza), care poate fi utilizat pentru a organiza, calcula si analiza date sub forma de tabele (liste), diagrame (reprezentari grafice) si rapoarte. Fisierul de lucru uzual pentru Excel este denumit registru si are in mod implicit extensia ". xls". (Blattner, P., 2000).

Functiile sunt formule incorporate care efectueaza anumite calcule matematice complexe. Utilizatorul introduce numele functiei si argumentele cerute de functie iar programul Excel efectueaza calculele. Programul Excel pune la dispozitie o gama larga de functii care au denumiri specifice, cum ar fi SUM, AVERAGE sau LOOKUP dar numele functiilor trebuie scrise corect, altfel programul Excel nu le recunoaste. Pentru a usura munca utilizatorului Excel pune la dispozitie o caseta de dialog care ajuta la scrierea corecta a numelor functiilor si la completarea argumentelor necesare efectuarii acestora.

Într-un tabel descris printr-o foaie de calcul este posibila efectuarea urmatoarelor operatii:

- memorarea datelor,

- actualizarea datelor memorate,

- organizarea datelor, prin operatii de ordonare, selectie, grupare

- realizarea de calcule pornind de la aceste date,

- vizualizarea rezultatelor, inclusiv prin reprezentari grafice definite pentru datele din tabele.

Aplicatia EXCEL organizeaza datele în urmatoarele structuri de date:

Foaia de lucru (workseet), care reprezinta un singur tabel cu mai multe linii si coloane. Unitatea elementara adresabila din tabel este celula, aflata la intersectia unei linii cu o coloana. O celula poate contine date sau expresii de calcul. Implicit, o foaie de calcul contine 28=256 coloane (de la A la IV) si 214=16384 linii (de la 1 la valoarea maxima)

Funcțiile sunt formule complexe preformatate, folosite pentru executarea unei serii de operații cu un grup specificat de valori. De exemplu, pentru a calcula suma unei serii de numere din celulele Al - H1, puteți folosi funcția =SUM(A1:Hl) în loc să introduceți formula =Al+B1+Cl și așa mai departe. Funcțiile pot folosi referințe la domenii de celule (cum ar fi Bl:B3), denumiri de domenii (de exemplu VÂNZĂRI) sau valori numerice (de exemplu 585.86).

Orice funcție este formată din următoarele trei elemente:

- Semnul = arată că ceea ce urmează este o funcție (o formulă).

- Denumirea funcției, de exemplu SUM, arată ce operație va fi efectuată.

- Argumentul, cum ar fi (Al:H1), indică adresele celulelor cu valorile afectate de funcție. Argumentul este adeseori un domeniu de celule, dar poate fi și mult mai complex.

În tabelul 14.1 sunt prezentate funcțiile Excel pe care le veți folosi cel mai des.

Funcțiile Excel cel mai des folosite

Funcție Exemplu Descriere

AVERAGE =AVERAGE(B4:B9) Calculează o medie

COUNT =COUNT(A3:A7) Cuantifică valorile numerice dintr-un domeniu. De exemplu, dacă un domeniu conține câteva celule cu text și alte celule cu numere, puteți să aflați câte numere sunt în grupul respectiv

COUNTA =COUNTA(B4:B10) Numără toate celulele din grup care nu sunt goale. De exemplu, dacă un grup cuprinde câteva celule care conțin text și alte celule care conțin numere, puteți afla câte celule din grup conțin text.

IF =IF(A3>=100,A3*2, A2*2) Vă permite să puneți o condiție într-o formulă. În acest exemplu, dacă A3 este mai mare sau egal cu 100, este folosită formula A3*2. Dacă A3 este mai mică de 100, este folosită formula A2*2.

MAX =MAX(B4:B10) Redă valoarea maximă dintr-un grup de celule.

MIN =MIN(B4:B10) Redă valoarea minimă dintr-un grup de celule.

PMT =PMT(rate,nper,pv) Calculează suma care trebuie achitată periodic pentru un împrumut, dacă indicați dobânda, numărul perioadelor de plată și avansul ca argumente. Exemplu: =PMT(.0825/12,360,180000) pentru un împrumut pe 30 de ani cu dobânda 8,25% și avans de 180.000 $.