Funcțiile departamentului comercial

In practica intreprinderilor se constata existenta unei interdependente intre departamentele acesteia, care se intrepatrund si se completeaza, formand sistemul organizarii procesuale a intreprinderii.

Initiatorul conceptului « functiune » a fost Henry Fayol , care a realizat o analiza a intregului complex de activitati din cadrul unei intreprinderi si o grupare rationala a acestuia in sase functiuni : tehnica, comerciala, financiara, contabila, de securitate si administrativa. Ulterior, acest concept a constituit domeniul a numeroase studii si cercetari, suferind repetate modificari.

Departamentul comercial are ca obiect conectarea intreprinderii pe planul asigurarii resurselor materiale si a vanzarilor .

In domeniul aprovizionarii materiale, intreprinderea isi stabileste necesarul de materii prime, materiale, combustibili cu termenele de livrare si stabileste stocurile de productie, incheie contracte, efectueaza receptia bunurilor aprovizionate si depozitarea acestora .

In domeniul desfacerii, intreprinderea incheie contracte, urmaresta si livreaza marfurile la termene, prospecteaza piata si negociaza vanzarea produselor sale.

Departamentul comercial include activitatile de aprovizionare tehnico materiala, comercializare a produselor realizate de intreprindere, comert exterior si cooperare economica internationala.

Aprovizionarea tehnico- materiala prezinta o importanta deosebita pentru buna desfasurare a intregului proces de productie si influenteaza direct calitatea produselor fabricate.

Activitatile desfasurate in cadrul departamentului comercial constau din:

• Calcularea necesarului de resurse materiale (materii prime , materiale combustibili, energie etc.) pentru realizarea productiei;

• Stabilirea necesarului de resurse materiale privind stocurile pentru productie;

• Determinarea normelor de consum specific de aprovizionare tehnico- materiala;

In mod corespunzator , in domeniile comercializarii si comertului exterior trebuie sa se desfasoare o serie de activitati, cum sunt:

• Incheierea contractelor de vanzare cumparare pentru produsele fabricate;

• Participarea la diferite targuri ,expozitii in tara si strainatate ;

• Vanzarea propriu-zisa a produselor.

Aprovizionarea se refera la functia de achizitionare a elementelor de inrare folosite in lantul valoric al firmei, si nu la elementele de intrare aprovizionate ca atare. Printre elementele de intrare achizitionate se numara: materii prime, materiale de productie auxiliare si alte articole consumabile, precum si active cum ar fi utilaje, productie auxiliare si alte articole consumabile, precum si active cum ar fi utilaje, instalatii primare, elementele de intrare sunt prezentatre in fiecare activitate valorica, inclusiv in cele de sprijin. De exemplu materialele de laborator si serviciile independente de verificare si control prin probe si incercari sunt elemente de intarre obijnuite in dezvoltarea tehnologica, in timp ce serviciile unei firme de contabilitate sunt un element de intrare obijnuit in infrastructura firmei. Ca toate activitatile valorice, aprovizionarea utilizeaza si ea o „ tehnologie „ cum ar fi procedurile de lucru cu furnizorii, regulile de calificare si sistemele informationale.

Functia de aprovizionare tinde sa se regaseasca in toate subdiviziunile unei firme. Unele articole, cum ar fi materialele prime, sunt achizitionate de catre departamentul traditional de aprovizionare , in timp ce alte articole sunt achizitionate de catre managerii de fabrica, managerii de birou, reprezentantii de vanzari chiar de catre directorul general al firmei .

O activitate de aprovizionare data poate fi asociata cu una sau mai multe activitati valorice specifice pe care le sprijina, chiar daca in multe cazuri departamentul de aprovizionare deserveste multe activitati valorice si politicile de achizitii se aplica la nivelul intregii firme. Costurile activitatilor de aprovizionare ca atare reprezinta, de obicei, o parte mica, daca nu insignifianta, din costurile totale. Practicile de achizitie imbunatatite pot sa exercite un efect pronuntat asupra costului si a calitatii intrarilor, precum si asupra altor activitati, asociate cu receptia si utilizarea acestor elemente si cu interactiunea dintre firma si furnizorii sai. In productia de ciocolata si cea de energie electrice, spre exemplu, procurarea boabelor de cacao si respectiv a combustibilului reprezinta de departe cel mai important factor determinant al pozitiei de cost.

Desfasurarea procesului de productie intr-o intreprindere impune organizarea activitatii de aprovizionare cu mijloace materiale ca materii prime si materiale, combustibili, energie, apa utilaje, masini etc.

Organizarea aprovizionarii tehnico- materiale trebuie astfel condusa, incat sa contribuie la:

-asigurarea completa, complexa, si la timp a unitatii economice cu mijlocele de munca si obiectele muncii;

-asigurarea conditiilor optime de depozitare a resurselor materiale;

-alimentarea rationala a locurilor de munca cu resursele materiale necesare;

-utilizarea rationala a resurselor materiale, astfel incat sa se respecte normele de consum stabilite si stocurile de productie determinate.

Sistemele pentru care intreprinderea poate opta pentru organizarea aprovizionarii tehnico materiale sunt:

- sistemul functional;

- sistemul de organizare pe grupe de materiale;

- sistemul de organizare in functie de destinatia de consum a resurselor materiale;

- sistemul mixt de organizare a compartimentului de aprovizionare.

In activitatea de elaborare a programului de aprovizionare tehnico materiala se parcurg doua etape :

1. Etapa de pregatire a intocmirii programului de aprovizionare;

2. Etapa de elaborare propriu-zisa a programului .