Poziții ierarhice - așezarea la masa de negocieri

Distanta dintre parteneri, forma mesei, unghiurile de vizibilitate, inaltimea si pozit ia scaunului fata de masa, mobilierul, decorul, lumina, culorile etc. sunt factori care pot influenta negocierea in plan psihologic, adesea doar la nivel subconstient. In traditia japoneza, de exemplu, locurile negociatorilor sunt astfel dispuse, incat interlocutorii principali sa nu comunice direct, fata in fata. In traditia europeana, dimpotriva, pozitia clasica de negociere este chiar aceea in care delegatiile stau fata in fata , cu negociatorii principali (sefii echipelor de negociere) plasati in pozitii centrale, de o parte si de alta a mesei.

Atunci cand suntem asezati cu spatele la usa, la geam sau la hol, tensiunea psihica creste. Cand suntem cu spatele catre un spatiu gol, in care se misca alti oameni, cresc pulsul si tensiunea arteriala, iar respiratia devine precipitata. Oamenii se simt mai in siguranta atunci cand sunt asezati cu spatele catre un perete si pot cuprinde usa si geamul in raza lor vizuala. Mesele inalte si scaunele joase creeaza handicap. Cel care are un scaun inalt are o sansa in plus sa domine fizic negocierea. Cel care sta in capul mesei ocupa o pozitie de autoritate si dominare a intalnirii (de unde si banala regula: "cel din capul mesei plateste"). Oamenii inalti, masivi, lati in umeri, obtin dominanta fizica prin simplul fapt ca ocupa mai mult spatiu. Uneori, poate fi suficient.

Mai exista inca o larga paleta de elemente tactice si organizatorice aparent minore, dar importante pentru eficacitatea negocierilor. Poate fi vorba de data si ora alese pentru intalnire, de nivelul ierarhic la care se leaga primul contact, de marimea si alcatuirea echipei de negociatori, de ordinea de intrare si asezare la masa, de ordinea de zi etc.

In plus, alegerea formei mesei (patrata, dreptunghiulara, rotunda, ovala,

inalta, joasa) si alegerea schemei de plasament al scaunelor si al negociatorilor la masa tratativelor ocupa un loc mai important decat se crede.

Pozitia de asezare la masa negocierilor nu este un simplu element de natura organizatorica si de protocol. Plasamentul are implicatii importante asupra relatiei, a ambiantei si a puterii de negociere a uneia sau alteia dintre parti.

Atunci cand negociatorul este plasat la masa intr-o pozitie care nu ii convine, el poate protesta, dar trebuie sa-si justifice elegant si inteligent protestul.

Pozitia de competitie

Varianta de plasament considerata clasica in negocieri este aceea in care partenerii sunt plasati fata in fata, la o distanta politicoasa, de o parte si de cealalta a mesei. Aceasta varianta prezinta avantajul libertatii in miscare si al observarii directe si continue a partenerului. Este varianta cea mai concurentiala, pentru ca doi parteneri asezati fata in fata, cu masa intre ei, intra spontan in competitie.

Psihologic vorbind, acest plasament stimuleaza agresivitatea sau defensiva, pentru ca partenerii se afla de o parte si de cealalta a "baricadei" si lupta se angajeaza la nivel subconstient. Paradoxal, tocmai aceasta pozitie, considerata clasica, nu este recomandata pe parcursul negocierilor, pentru ca poate conduce usor la situatia in care negociatorii raman fermi pe pozitii. Se poate incepe cu ea, avand grija sa o schimbam ulterior.

Plasamentul fata in fata se recomanda atunci cand partenerii sunt cu adevarat in competitie si tratativele se poarta de pe pozitii de forta. In plus, acest tip de plasament ridica in cel mai inalt grad problema teritorialitatii si a partajarii mesei intre zonele intime ale partenerilor. Tactica hartuirii prin invazia zonei intime poate fi extrem de eficace.

Avantajele sau dezavantajele pentru una dintre parti pot fi create prin unghiul de iluminare, prin asezarea fata de perete, fereastra, usa, sursa de caldura etc. Faptul ca unul dintre parteneri primeste lumina direct in fata, in timp ce fata celuilalt ramane slab iluminata, de exemplu, poate fi un important avantaj pentru cel de-al doilea. El primeste mesaje mai clare pe seama fizionomiei, mimicii si a gesticii partenerului. In negocierile in care se urmareste evitarea conflictelor nu se recomanda aceasta varianta de plasament.

Pozitia de cooperare

Varianta de plasament alaturi, pe aceeasi latura a mesei, numita si asezarea

"cot la cot" sau pozitia de cooperare, este recomandata atunci cand se urmareste eliminarea suspiciunilor partenerului sau cand se doreste atenuarea caracterului conflictual al unei dispute; oamenii asezati de aceeasi parte a mesei se cearta mai rar. In plus, se poate ascunde mesajul non-verbal al privirii, fizionomiei si mimici negociatorului.

Varianta nu este tocmai accesibila in negocierea contractelor de import sau export, cu un partener strain. Plasamentul de acest tip semnifica o anumita familiaritate si amicitie intre parteneri. Este important sa nu se creeze impresia ca unul dintre parteneri invadeaza zona intima a celuilalt

Pozitia de colt

Coltul mesei s-a dovedit o bariera minimala atunci cand oamenii converseaza sau negociaza asezati la masa (o persoana sta in capul mesei, iar cealalta pe latura mare a mesei). Este pozitia strategica si cel mai bun plasament la masa tratativelor, in ciuda faptului ca este mai rar practicat. Ofera cele mai bune posibilitati pentru a sustine privirea si a urmari gesturile. Stimuleaza deschiderea si instaureaza o atmosfera prietenoasa, propice intelegerii si colaborarii, intre altele si pentru ca, in plan psihologic, face inutila impartirea teritoriala a suprafetei mesei

Combinatie tactica

Partenerii, desi se afla de o parte si de alta a mesei, sunt plasati in afara pozitiei de confruntare directa. Ei nu se afla fata in fata. Unul dintre ei este asezat usor lateral si are scaunul orientat pe un unghi de 45o fata de axa mesei. Poate fi un plasament potrivit pentru negocierile protocolare, care devin mai calme si amiabile. Este insistent recomandat in cazul interviurilor de recrutare a personalului.