Selectarea Furnizorilor

Pentru a obtine produse competitive nu este suficient sa avem doar idei bune, proiecte indraznete sis a elaboram, respective sa obtinem specificatii corecte. Este nevoie, in acelasi timp, sa fie alesi si cei mai buni furnizori ai resurselor material ce urmeaza sa fie incluse in produsele finite.

Selectarea furnizorilor potriviti pentru inputuri este cheia obtinerii nivelului dorit al calitatii si a cantitatii necesare, la timpul potrivit, la un prêt rezonabil; este garantia obtinerii nivelului solicitat al sprijinului ethnic si al serviciilor associate adecvate. De aceea, selectarea unui furnizor este intotdeauna un pas esential in procesul de cumparare. O selectare corecta a furnizorilor stimuleaza competitia care, la randul ei, conduce la dezvoltarea unor produse si a unor servicii mai bune pentru economie. Deoarece selectia reprezinta esenta procesului de cumparare, este imperativ necesar ca autoritatea finala, in aceasta decizie, sa fie acordata sefului compartimentului de aprovizionare. Daca selectarea este improprie, bunurile si serviciile cumparate vor fi inferioare si, in consecinta, sectiile care le vor folosi ca inputuri pentru activitatea lor pot fi nemultumite, in timp ce calitatea rezultatului muncii lor poate fi afectata. In aceste circumstante, se pierde, in buna masura, controlul inputurilor, competitia se reduce, se dezvolta neintelegeri, morala scade si costurile cresc. De aceea, selectarea corecta a furnizorilor capabili si dispusi sa ofere – in mod consistent – calitate, servicii si pret competitiv este o activitate de o importanta cruciala si este probabil cea mai importanta decizie luata de personalul din compartimentul de aprovizionare. Adesea, pentru a obtine cele mai bune surse de aprovizionare, pentru resursele necesare, cumparatorii au oportunitatea de a alege dintr-un numar mai mare de surse potentiale cu sanse egale de a deveni furnizori. In alte cazuri, este posibil sa fie necesara o cercetare extensiva pentru identificarea unui furnizor satisfacator sau chiar initierea unor actiuni menite sa duca la dezvoltarea unei surse adecvate – acolo unde nu este disponibila nici una. In fiecare caz, compartimentul de aprovizionare trebuie sa continue monitorizarea si evaluarea performantelor furnizorilor care intra in campul de interes.

Model de selectare a sursei

Intr-un proces obisnuit de selectare a sursei, pot fi distinse patru etape:

1. Etapa de prospectare, in care sunt exploatate toate sursele posibile pentru o anumita sursa.

2. Etapa de cercetare, in care sunt analizate calificarea relative si avantajele surselor potentiale.

3. Etapa negocierii si a selectiei

4. Etapa experientei, in care furnizorii sunt evaluate dupa performantele reale si in care poate fi stabilita o relatie de continuitate intre comparator su vanzator, daca este cazul.

1. Etapa de prospectare

In toate situatiile de cumparare, punctual de incepere este aparitia nevoii pentru o anumita resursa materiala. Dupa stabilirea necesarului si a caracteristicilor sale apar, in mod logic, cateva intrebari cum ar fi: Ce anume este disponibil pe piata? Cine produce resursa necesara sau cine o poate produce?Cine o poate furniza in modul cel mai satisfacator si cel mai economic?

Selectarea sursei incepe cu identificarea tuturor furnizorilor potentiali si continua cu eliminarea unora dintre ei, dupa diferite criteria, pana cand se va ajunge la un numar de alternative care pot fi comparate mai in detaliu.

Primul pas este acela de pregatire a unei liste complete a tuturor furnizorilor potentiali. Efortul consumat pentru aceasta operatiune depinde de importanta tranzactiei care urmeaza sa fie incheiata. Intocmirea listei potentialilor furnizori se va baza pe experienta cumparatorilor si pe informatiile culese de la personalul propriu, pe interviurile cu vanzatorii, pe cataloagele disponibile, pe ghidurile de comert sip e cartile de telefon, pe presa de profil economic, pe expozitiile sip e formularele tip folosite de furnizori pentru prezentarea ofertelor.

Experienta acumulata de cumparatori, in tranzactiile precedente, este cea mai disponibila si mai larg folosita sursa de informare despre furnizorii potentiali. Intrucat o mare parte din cumpararile unei firme sunt repetitive, cumparatorul are o multime de informatii despre performantele precedente ale firmelor cu care a mai avut tranzactii. Atunci cand apare nevoia pentru un nou articol, cumparatorul, de obicei, determina daca unul din furnizorii curenti sau unul cu care a avut relatii comerciale in trecut merita sa fie luat in considerare. De aceea, compartimentele de aprovizionare ar trebui sa intretina o evident (eventual computerizata) cu numele si cu adresa furnizorilor cu care au avut relatii economice si o lista cu sortimentul ofertei fiecarui furnizor. De asemenea, este indicat ca evidenta respectiva sa includa si alte date legate de aprecierea generala a fiecarui furnizor, rezultata din tranzactiile precedente, cum ar fi: increderea cu care poate fi investit, procentul de respingeri inregistrat la receptia loturilor expediate de el si alte informatii despre organizatia sa si despre managementul specific. O astfel de evident este importanta si utila intrucat multe operatiuni de cumparare sunt repetabile. Numai daca ar practica intr-adevar un management slab, cumparatorii ar fi pusi in situatia de a cheltui in mod repetat timp si bani pentru procurarea unor informatii pe care le-au detinut o data, dar le-au pierdut din neglijenta.