Componenele unei Scrisori de Afaceri

Un aspect foarte important pentru companii il reprezinta corespondenta de afaceri. Felul in care o scrisoare, fax, e-mail sunt redactate ne prezinta o “carte de vizita” a celui care o expediaza. Modalitatile si mijloacele redactarii corespondentei de afaceri s-au perfectionat pana la rang de stiinta, deoarece corespondenta a devenit un element esential in cadrul tranzactiilor moderne. Dezvoltarea rapida a tehnicilor de comunicatie a determinat aceste schimbari. Si cu toate ca e-mail-ul este si el foarte utilizat, scrisoarea va ramane pe pozitie datorita locului si mai ales functiei pe care o indeplineste.

Pentru ca o scrisoare sa fie bine realizata din punct de vedere tehnic, trebuie sa aiba cateva caracteristici esentiale: claritate, corectitudine, concizie, curtoazie, politete si stil comercial. O scrisoare de afaceri mai trebuie sa aiba un continut pe masura, dar si o forma de prezentare atragatoare: plic deosebit, hartie de calitate, dactilografiere estetica si corecta.

Un aspect de care trebuie sa tinem cont in redactarea unei scrisori este si cel legat de partile componente ale acesteia. Conform uzantelor internationale, acestea sunt: antetul, numarul si data, referintele, adresa destinatarului, formule de adresare/salut, obiectul scrisorii, continutul, formula de incheiere, semnatura si anexele.

1. ANTETUL

In mod obisnuit, in corespondenta de afaceri, hartia are gravat sau tiparit antetul companiei pe ea. Acesta este plasat de regula in partea superioara a paginii, centrat pe mijloc. Sunt si cazuri insa, cand antetul apare in partea stanga sau chiar in subsolul paginii. In cazul in care nu exista o foaie cu antet tiparit, se foloseste o foaie dactilografiata in partea de sus a colii.

In ziua de astazi, grafica si forma antetului sunt variate, dar ele sunt in general simple, fara ornamente de prisos, indeplinind rolul de identificare. Ele sunt in esenta niste mici casete publicitare.

Antetul cuprinde urmatoarele date:

- Elemental grafic (logo-ul sau sigla)

- Denumirea intreprinderii, firmei, societatii, bancii, etc.

- Forma sa juridica

- Adresa si sediul central (strada, numar, oras, judet, tara, cod postal)

- Numarul de inregistrare la Registrul Comertului

- Codul fiscal

- Banca unde societatea are cont, dar si contul

- Numarul de telefon , numarul de fax

- Adresa de e-mail, adresa web (optional)

Un aspect important este acela ca dupa numele firmei trebuie trecuta si forma sa de organizare. In Romania ele pot fi SRL, SA, RA (Regie Autonoma, SNC (Societate in nume colectiv), AF (Asociatie familiala), etc.

Exemplu de antet:

SC Medianet SRL

bd Magheru 38B, corp B, et 1, ap 2

Bucuresti

010326

telefon/ fax 40-21-2100874

office@clubafaceri.ro

Banca Ion Tiriac Craiova