Desfășurarea Tratativelor de Negociere

1. Comunicarea – problemă esenţială a negocierii

În desfăşurarea şedinţelor de negociere o importanţă deosebită revine comunicării. Aceasta poate fi privită din trei puncte de vedere şi anume: intre negociator şi firma al cărei reprezentant este, intre negociatori şi mediile de informare în masă ca mediu extern al negocierilor, intre partenerii de negociere înşişi.

În ceea ce priveşte comunicarea dintre negociatorul aflat în strainatate şi firma pe care o reprezinta, se recomanda o reducere la minim a acesteia aplicandu-se proverbul englezesc conform caruia "nicio veste inseamna totusi o veste buna". Este indicat de asemenea ca în cazul în care se recurge la comunicarea cu firma, aceasta sa se faca prin recurgerea la codificari care sa permita o protectie a celor discutate fata de autoritati şi fata de competitori. În acelasi timp comunicarea trebuie sa se faca operativ, iar instructiunile primite sa lase negociatorului spatiu de manevra şi posibilitatea de a se adapta la situatiile concrete ale negocierilor.

În ceea ce priveşte comunicarea dintre negociator şi mijloacele de comunicare în masa, trebuie spus că datorită neverificării de către acesta a unor date, generate de mişcări sau acţiuni ale partenerilor şi menţinerea unor situaţii între parteneri, pot ajunge la cunoştinta publicului stiri care să afecteze prestigiul acestora. Trebuie deci ca relaţia cu presa să fie sincera, fără animozităţi, aceasta putand fi un sprjin efectiv în negociere. De altfel, potrivit tuturor specialiştilor este imperios necesar ca negocierile să se desfăşoare într-un climat destins, de încredere şi respect reciproc.

Comunicarea dintre partenerii de negociere se face într-un limbaj specific negocierilor, limbaj pe de o parte îmbogatit datorită existenţei unei mari diversităţi de forme de negociere, iar pe de altă parte simplificat prin folosirea comunicării directe, a dialogului concis, clar şi convingător. Cercetările specialiştilor în domeniu au condus la concluzia că în cadrul negocierilor comerciale partenerii reţin numai aproximativ o treime din elementele discutate. Indiferent de situaţiile create în timpul negocierilor, este necesar ca participanţii să dea dovadă de o politeţe desăvârşită, iar limbajul folosit să fie unul elevat, fiecare frază trebuind să fie construită cu grijă. Înţelepciunea gândirii şi eleganţa limbajului, două caracteristici umane interdependente trebuie să fie folosite pe deplin şi în tratativele economice.

Arta de a vorbi se dobândeşte prin acumularea de cunoştinţe şi o continuitate care elimină imprecizia expresiei, vorbirea dezordonată, construcţia vicioasă a frazei, lipsa de expresivitate şi echilibru în vorbire ce tradează o lacună de ordonare logică a gândirii. Treptat, regulile şi structurile verbale trec în subconştient, uşurând elaborarea expresiei şi permiţând o activitate concentrată asupra conţinutului problemelor ce fac obiectul negocierii.

În tranzacţiile internaţionale, deşi procesul negocierilor este finalizat prin comunicări scrise, comunicarea verbală are un rol primordial atât din punctul de vedere al spaţiului pe care îl ocupă (etapa de selecţie, tratativele propriu-zise, perioada de redactare a clauzelor contractuale, aspectele de derulare, activitatea postnegociere, etc.) cât şi din punctul de vedere al conţinutului (elementele esenţiale ce fac obiectul negocierilor se stabilesc prin dialog direct). De altfel, istoria a adus multiple dovezi din care rezultă că cele mai spinoase şi divergente situaţii au fost solutionate prin comunicare verbală.

În afaceri, negocierile se desfaşoară de regulă după principiul faţă în faţă la masa tratativelor. Prin comunicare verbală sunt realizate o serie de procese cum ar fi: obţinerea de informaţii; transmiterea de informaţii; elaborarea unor propuneri; exprimarea unor opinii; stabilirea dezacordului, cu efectele sale de blocare a negocierilor sau de amânare a acestora, etc.

Problema esenţială a negociatorilor din întreaga lume este aceea că în urma tratativelor realizate prin comunicare verbală se simte nevoia unei renegocieri. Grupul internaţional specializat The Hawyer Group a facut în acest sens un experiment: s-au întocmit două grupe de negociatori a câte trei membri care au negociat timp de două ore asupra unei teme stabilite. La cinci minute după terminarea negocierilor organizatorii au reluat în faţa negociatorilor opt aspecte de pe parcursul tratativelor punându-le două întrebări: dacă aspectul a fost discutat şi dacă s-a căzut de acord asupra acestuia. Răspunsurile au fost uimitoare: 70% dintre negociatori au raspuns afirmativ la prima intrebare, dar numai 30% la a doua. Rezultatul acestui experiment conduce la două concluzii: în negocierile verbale este necesara repetarea şi sublinierea aspectelor convenite; orice acord negociat verbal trebuie confirmat în scris în cel mai scurt timp posibil.

Comunicarea verbală mai are o importantă caracteristică şi aceea că permite un joc logic al întrebarilor şi răspunsurilor intr-o derulare spontană, flexibilă, lucru care nu este posibil atunci cand negocierile au loc în scris sau prin alte modalităţi.

Dacă privim negocierea ca un proces prin care se construiesc punţi între parteneri, comunicarea verbala este caracterizată şi prin posibilitatea lansării pe parcursul negocierilor a unor propuneri originale, ale momentului, care în multe cazuri deblochează procesul contribuind la finalizarea acestuia. Cantitatea şi calitatea unor astfel de propuneri vor clarifica şi profesionalismul negociatorului.

O altă calitate a comunicării verbale care face din aceasta elementul esenţial, preponderent al negocierilor se referă la posibilitatea de a clarifica anumite aspecte pe parcursul procesului. Rolul clarificării consta în principal în testarea gradului de întelegere a fenomenului şi a concluziilor comune. Un negociator care doreşte să testeze modul de înţelegere a problemei se poate exprima astfel: "Vreţi să spuneţi că directorul nu poate decide fără aprobarea prealabilă a patronului?". Un altul care doreşte să sublinieze concluzia va spune: "Deci am hotărât să prezentăm propunerea patronului şi numai dupa ce acesta o va aproba să reluăm negocierile cu directorul".