Comunicare Organizațională

CAP. I. GENERALITĂŢI

Organizaţia este un sistem deschis, adaptiv, ţinând seama de faptul că este o componentă a unor sisteme mai mari cu care are legături armonizate prin procesul de conducere; are un grad propriu de autonomie şi o funcţionare de sine stătătoare.

1 Organizaţia poate fi înţeleasă numai privind-o ca un sistem deschis ale cărui procese interne se află în tnterrelaţie cu mediul – ca un sistem închis, organizaţia probabil nu va funcţiona niciodată.

2 Organizaţia este un sistem social de activitate ce reuneşte oameni (resurse umane) şi resurse materiale prin intermediul cărora se realizează scopul pentru care a fost creată: produse, servicii, lucrări, corespunzător comenzii sociale.

3 Organizaţia este un sistem dinamic – evoluţia şi viabilitatea sa sunt determinate de modificările care se produc în cadrul sistemului, în relaţiile acestuia cu mediul.

4 Organizaţia este un sistem ierarhizat în care funcţionează o diviziune a muncii precisă, iar indivizii au status-uri şi roluri clar diferite. Una dintre caracteristicile de bază ale organizaţiilor este existenţa unei structuri ierarhice a conducerii, respectiv a unui colectiv sau a unor „echipe” care funcţionează având înfrunte conducători de diverse ranguri.

Termenul de „comunicare” reprezintă un schimb de mesaje între oameni, iar în acest schimb de mesaje există emiţătorul mesajului şi receptorul mesajului.

Comunicarea se poate defini ca un proces raţional prin care o sursă de informaţii (emiţător, transmiţător) tinde să acţioneze asupra unui receptor în aşa fel încât să provoace la acesta acţiuni care să permită rezolvarea problemelor ce intră în sfera de cuprindere a emiţătorului şi a receptorului, precum şi a grupului de care aceştia aparţin.

Comunicarea reprezintă simbolul de mesaje între oameni, în scopul de a ajunge la acelaşi mod de a percepe lucrurile. Comunicarea este o componentă importantă a gestiunii firmei – fără o comunicare eficientă, chiar şi cele mai elaborate strategii şi cele mai bune planuri de conducere au puţine şanse de succes.

Scopul comunicării este să producă un efect asupra altor persoane, să le influenţeze, dar şi să le controleze şi să regleze activitatea persoanelor aflate în contact.

CAP.II. COMUNICAREA ORGANIZAŢIONALĂ

2.1. COMUNICAREA ORGANIZATĂ, INFORMAREA ŞI COMUNICAREA ORGANIZAŢIONALĂ

Pentru a pute a fi caracterizată drept organizată , comunicarea organizaţională trebuie să prezinte următoarele caracteristici:

1 să fie orientată spre finalitate (scop), adică să reflecte un pan de ansamblu şi obiectivele pe care şi le asumă organizaţia;

2 să fie multidirecţională , adică să se realizeze de sus în jos, pe orizontală, pe verticală, etc;

3 să fie instrumentală, adică să se sprijine pe o varietate de suporturi în funcţie de obiectiv;

4 să fie adaptată, adică să folosească sistemele de informare specifice fiecărui sector de activitate şi să concorde cu cultura organizaţională promovată;

5 să fie flexibilă, pentru a integra comunicarea informală şi pentru a crea structurile care o favorizează.

Drept urmare, comunicarea organizaţională nu este un proces spontan şi natural. Ea trebuie proiectată în aşa fel încât să permită:

1 armonizarea : activitatea care are drept scop definirea unui obiectiv comun;

2 coordonarea : proces ce are în vedere atingerea unui obiectiv prestabilit, necesar pentru realizarea scopului final al organizaţiei.

După cum se poate observa, trăsăturile proprii comunicării organizate merg în paralel cu cele ale organizaţiei comunicante. Acest lucru este foarte firesc pentru că procesul de comunicare trebuie să fie proiectat în aşa fel încât să contribuie la îndeplinirea obiectivelor organizaţiei.

Comunicarea trebuie gestionată în conformitatea cu un plan strategic de ansamblu al activităţii specifice organizaţiei. Dacă acest plan nu există, comunicarea se desfăşoară aleatoriu ; în cazul în care apar efecte pozitive în urma desfăşurării unui astfel de proces , atunci sunt cu totul şi cu totul întâmplătoare. Greşeala cea mai frecventă care se face în acest context este aşa numitul „mit tehnicist”. Se consideră că suporturile de comunicaţionale, mai ales dacă este vorba de tehnologii internaţionale de ultimă oră, sunt suficiente pentru a asigura un proces de comunicare permanent, fluent şi eficient. Acest lucru se întâmplă însă foarte rar.

Dacă tehnologiile comunicaţionale nu sunt puse în relaţie cu un plan strategic de ansamblu, folosirea lor este irelevantă pentru atingerea scopurilor asumate de organizaţie. Mai mult prezenţa lor nu garantează exploatarea în folosul organizaţiei.

Nu în ultimul rând, trebuie să se ţină seama de contextul social şi de cultura fiecărei organizaţii.

În mod evident, co-existenţa comunicării organizate şi organizaţiei comunicant reprezintă un caz ideal de eficienţă. Pentru ca el să devină realitate trebuie acţionat în două direcţii principale:

1 favorizarea fluxurilor de comunicare la toate nivelurile

2 ameliorarea funcţionării organizaţiei.

În acest context, se impune distincţia dintre informare şi comunicare, termeni adesea confundaţi.

Informarea – ţine exclusiv de transferul de conţinut (emisie, receptare), în timp ce se referă la schimbările de structuri cognitive ce vizează schimbarea comportamentului celuilalt. De foarte multe ori comunicarea este coborâtă la nivel de simplă informare, rezultatul fiind absenţa unui feedbak adecvat din partea receptorilor

1 Termenul de informare se referă la situaţiile în care rolul activ îi revine exclusiv receptorului, în timp ce comunicarea vizează un sistem de relaţii interactive.

2 Informarea constă în relaţionarea oamenilor cu faptele, iar comunicarea în relaţionarea interpersonală

3 Informarea funcţionează într-un singur sens – de la emiţător către receptor

4 Comunicarea – se realizează în mai multe direcţii, fiecare emiţător devenind la rândul lui receptor şi invers în cadrul aceleiaşi secvenţe de comunicare.

În acest context, organizaţia trebuie să îşi regleze atât fluxurile informaţionale cât şi pe cel comunicaţionale.

Pentru o gestionare eficientă a comunicării organizaţionale, trebuie să avem în vedere: