Informatizarea Administrației Publice

1.AUTOMATIZAREA ACTIVITAŢILOR DE BIROU

Pentru ca societatea informaţională să aducă beneficii tuturor, ea trebuie să se dezvolte într-un cadru naţional care să răspundă cerinţelor locale, în corelaţie cu mediul regional naţional şi internaţional.

Administraţia publică este principala verigă şi, implicit, cea mai responsabilă componentă a societăţii, chemată să asigure cadrul favorabil dezvoltării comunităţii, să realizeze servicii diversificate şi de calitate pentru cetăţeni, sectorul economic şi cel social.

Pentru administraţia publică se are în vedere crearea de mijloace electronice care să uşureze procesul de informatizare a structurilor administrative şi a actorilor cu care acestea intră în contact. Astfel, se au în vedere utilizarea de centre publice de informare pe cale electronică a cetăţenilor, inclusiv utilizarea de chioşcuri cu ecrane senzitive, ghişee unice (one-stop-shop), carduri electronice mono sau multifuncţionale, raportări financiare pe cale electronică, e-mail, pagini web, licitaţii electronice, semnătură digitală, videoconferinţe, vot electronic, oraşe digitale, reţele civice etc. Şi, nu în ultimul rând, guvernare on-line.

Tehnologia avansată ilustrează reunirea a trei tehnologii cândva separate-computere, echipamente de birou şi de telecomunicaţii (un editor de text combină un computer cu o maşinǎ de scris). Cele mai cunoscute şi elementare funcţii ale tehnologiei sunt :

- procesare de texte;

- comunicare (poşta electronica,fax);

- înmaganizarea şi recuperarea informaţiei;

- suport administrativ (calendare electronice).

Nevoia integrării în munca administrativă şi de birou a tehnicilor moderne de comunicaţie şi prelucrare automată a datelor, în scopul creşterii calităţii acesteia a condus la consacrarea unui nou termen, cel de birotică. Rolul acesteia îl reprezintă automatizarea activităţilor de birou prin folosirea tehnicilor, conceptelor şi produsele informatice adecvate operaţiilor ce vizează prelucrări elementare de date, editări de documente, reprezentări grafice, prelucrări multimedia. Sistemele informaţionale vor avea, un impact profund asupra caracterului muncii umane, fizice şi intelectuale, cu implicaţii sociale şi economice. Munca intelectuală va fi degrevată de operaţii cu caracter de rutină care necesită un efort îndelungat, influenţând în mod pozitiv procesele de conducere şi decizie.

Ca o alternativă pentru munca prestată, la un anumit sediu fix de lucru, a apărut biroul virtual (telemunca). Biroul Virtual este un serviciu ce permite configurarea personalizată, pentru fiecare utilizator a tuturor activităţilor care se desfăşoară la birou: agendă, calendar, activităţi, întâlniri, sarcini, gestiune documente, forum, chat, mail etc. Pentru posesorii de telefoane mobile, aceste servicii pot fi disponibile şi pe WAP (Wireless Application Protocol). Serviciile WAP pentru clienţi cuprind consultarea contului personal, consultarea mail-ului, acces la propriul organizator de activităţi precum şi la diverse alte informaţii utile.

Birourile virtuale din domeniul administraţiilor publice ar trebui sǎ aibǎ urmatoarele atribuţiuni :

- coordonarea şi spijinirea activitǎţii consiliilor locale privind:

-informatizarea activitǎţii de administraţie şi a serviciilor publice subordonate;

-pregǎtirea personalului pentru operare pe calculator;

- elaborarea cu comparimentele Consiliului Judeţean, a programului pentru lucrǎrile şi activitǎţile ce se vor executa cu ajutorul tehnicii de calcul şi supunerea acestuia spre aprobare;

- colaborarea cu instituţii specializate şi cu consiliile locale în elaborarea unor studii de informatizare a administraţiei locale şi judeţene;

- elaborare sau participarea la elaborarea, testarea şi exploatarea programelor şi aplicaţiilor folosind sistemele de calcul din dotare.

În funcţie de libertatea angajatului, biroul virtual se poate manifesta prin:

1. telemunca ocazională, atunci când angajatul îşi desfăşoară activitatea la sediul organizaţiei şi ocazional (una sau două zile pe săptămână) la domiciliul său;

2. telemunca semimobilă, atunci când angajaţii au o mobilitate sporită, dar ţin permanent legătura cu biroul fix, după un program prestabilit;

3.telemunca cu program aleator, atunci când angajaţii, într-o proporţie aleatoare, combină telemunca la domiciliu cu cea de la sediul organizaţie (fără ca angajatul să aibă un birou propriu) sau a clienţilor;