Crearea de bază de date în Acces

Pentru a face faţã problemelor de gestiune curente dintr-un office, pacetul Access a fost proiectat special. Interfaţa graficã deosebit de uşor de utilizat, ca şi renunţarea la necesitatea scrierii de programe pentru aplicaţii simple, ajutorul nemijlocit dat de machetele preexistente pentru introducerea şi extragerea datelor, fac din acest produs un concurent redutabil.

De altfel, tot mai multe persoane folosesc Access pentru activitãţi curente de gestiune, de organizarea datelor, pentru obţinerea de rapoarte cu o formã graficã deosebitã, uşor şi repede.

Pentru a defini o aplicaţie ca un sistem de gestionare a bazelor de date relaţionale, aceasta trebuie sã execute urmãtoarele funcţii de bazã distincte, fiecare având propria prezentare sau vizualizare (view) în faţa utilizatorului:

1. Organizarea datelor - include crearea şi manevrarea tabelelor care conţin date în formatul tabelar convenţional (rând-coloanã) sau foaie de calcul tabelar, denumit de cãtre programul Access - Datasheet View.

2. Introducerea şi editarea datelor – implicã proiectarea şi implementarea modului de vizualizare a datelor, a machetelor (forms) de introducere şi de editare ca o altã posibilitate de prezentare, în afarã de prezentarea sub formã tabelarã.

3. Legarea tabelelor şi extragerea datelor – leagã mai multe tabele prin intermediul relaţiilor dintre date, creând tabele temporare, stocate în memoria calculatorului sau în fişiere temporare pe disc, care conţin datele Access.

Capacitatea de a lega tabele prin relaţii este una dintre caracteristicile care deosebeşte sistemele de baze de date relaţionale de aplicaţiile de editare simple, denumite flat-file managers (gestionari ai fişierelor ordinare). Expresiile sunt folosite la calcule efectuate asupra datelor (de exemplu, se poate calcula o valoare totalã prin înmulţirea preţului unitar cu cantitatea) şi la afişarea valorilor calculate, ca şi cum acestea ar fi un câmp dintr-unul din tabele.

4. Prezentarea datelor necesitã crearea rapoartelor, care pot centraliza informaţiile din obiectele Recordset, care se pot vizualiza şi tipãri (ultimul pas al procesului).

Capacitatea de a asigura rapoarte este scopul final al oricãrei aplicaţii de gestionare a bazelor de date. Cu toate acestea, conducerea unei întreprinderi acordã de obicei mai multã credibilitate rapoartelor aranjate în mod atractiv şi care conţin diagrame cu grafice. Diagramele şi graficele centralizeazã datele mai ales pentru prezentãrile generale.

Cele patru funcţii suport care se aplicã celor funcţiilor de bazã ale programului Access sunt:

- Macrocomenzile;

- Modulele;

- Securitatea;

- Tipãrirea.

Existã urmãtoarele moduri de operare Access:

1. Modul Startup - permite comprimarea, convertirea, criptarea, decriptarea şi repararea unei baze de date alegând comenzi din meniul Tools. Database Utilities (utilitarele bazei de date) şi din Tools, Security înainte de deschiderea unei

baze de date. Aceste comenzi sunt disponibile numai atunci când nu existã o bazã de date deschisã.

2. Modul Design - permite crearea şi modificarea structurii tabelelor şi a interogãrilor, dezvoltarea machetelor pentru a afişa şi a edita datele şi sã se formateze apoartele pentru tipãrire. Access denumeşte modul de proiectare Design View.

3. Modul Run – afişeazã proiectul tabelului, al machetaului şi al raportului în ferestre de document individulale. Macrocomenzile se executã alegând una şi apoi selectând Modul Run. Procedurile din module sunt executate de cãtre macrocomenzi, sau direct în urma evenimentelor din machete şi rapoarte. Modul Run este numit Datasheet View, în cazul tabelelor şi al interogãrilor, Form View, în cazul machetelor şi Print Preview în cazul rapoartelor.

Cele mai importante caracteristici ale SGBD-ului Access sunt:

- este un sistem de gestiune a bazelor de date relaţional;

- posibilitatea creãrii unei baze de date care sã poatã fi utilizatã de cãtre un utilizator sau mai mulţi utilizatori în mod partajat;

- creeazã o bazã de date care poate fi utilizatã în mod exclusiv sau în mod multiutilizator;

- permite interogarea bazei de date fie în mod grafic, utilizând interfaţa QBE (Query By Example), fie utilizând limbajul SQL (Structured Query Language);

- permite automatizarea unor activitãţi/acţiuni prin programare în limbajul VBA (Visual Basic for Applications) sau apelând la generatorul de macrocomenzi;

- realizarea importului/exportului de date cãtre alte aplicaţii ale pachetului Microsoft Office sau ale SGBD relaţionale (FoxPro, xBase, Paradox, etc.) ;

- permite accesul la baze de date din reţeaua Internet, fiind un instrument util pentru publicarea informaţiilor în paginile Web;

- permite utilizarea obiectelor Access din cadrul altor aplicaţii rulate sub sistemul de operare Windows;

- permite crearea de grupuri de obiecte definite de utilizator în cadrul bazei de date.