Structura Organizatorică a Agențiilor de Turism

Introducere

Structura organizatorică reprezintă „ansamblul persoanelor si subdiviziunilor astfel constituite încât să asigure realizarea obiectivelor previzionate". (O. Nicolescu)

Agenţia de turism este unitatea comercială care oferă şi vinde servicii turistice asigurate de prestatorii direcţi - hoteluri, restaurante, unităţi de transport, de tratament – în baza unor contracte sau convenţii. Agenţia de turism comercializează de regulă pachete de servicii care grupează în cadrul aceluiaşi program servicii prestate de mai mulţi prestatori şi se ocupă de publicitatea şi promovarea acestora în scopul realizării unui profit.

Organizarea este un proces de grupare a resurselor şi activităţilor întreprinderii, în scopul obţinerii unor rezultate economice şi sociale în condiţii de eficienţă. Structura organizatorică, se referă la ansamblul relaţiilor dintre compartimente şi posturi în interiorul firmei. Structura organizatorică a unei agenţii de turism depinde de mai mulţi factori, printre care putem enumera: obiectul de activitate, amplitudinea gamei de servicii oferite, numărul de angajaţi, competenţa managerială, etc

Structura organizatorică a unei agenţii de turism

Organizarea este un proces de grupare a resurselor şi activităţilor întreprinderii, în scopul obţinerii unor rezultate economice şi sociale în condiţii de eficienţă. Structura organizatorică, se referă la ansamblul relaţiilor dintre compartimente şi posturi în interiorul firmei. Structura organizatorică a unei agenţii de turism depinde de mai mulţi factori, printre care putem enumera: obiectul de activitate, amplitudinea gamei de servicii oferite, numărul de angajaţi, competenţa managerială, etc

Din componenţa unei agenţii de voiaj mari, fac parte mai multe birouri, compartimente şi oficii.

Acestea sunt :

1) Biroul secretariat cu sarcini în efectuarea de:

- lucrări de secretariat pentru directorul tehnic;

- înregistrarea corespondenţei sosite şi trierea ei pentru diversele birouri şi oficii, care necesită

semnătura directorului tehnic;

- instruirea şi coordonarea muncii paznicilor, curierilor, comisionarilor.

2) Biroul dezvoltare cu rolul de asigurare a creşterii vânzărilor.

La conducerea acestui birou trebuie să se afle un expert în relaţii publice, care să cunoască în profunzime mediul industrial, comercial şi financiar naţional, să fie o persoană influentă şi cu relaţii în rândul oamenilor de afaceri.

Personalul angajat în acest birou trebuie să ştie să inspire încredere şi simpatie, să cunoască în profunzime serviciile vândute de agenţie, să-si dea seama rapid de psihologia clientului, să

cunoască limbi străine.

Acest birou trebuie să aibă întocmit un fişier general al întreprinderilor şi persoanelor cu care au strânse legături de afaceri pentru a le putea expedia scrisori, oferte.

3) Biroul transporturi, organizat pe două secţii cu atribuţii specifice.

Secţia contracte

- încheie contracte cu furnizorii de servicii de transport;

- stabileşte condiţiile şi tarifele de vânzare a biletelor, cât şi comisioanele agenţiei;

- întocmeşte toate instrucţiunile cu privire la vânzarea titlurilor, la contabilizarea şi plata lor;

- tratează toate problemele de principiu cu furnizorii în ceea ce priveşte aplicarea exactă a normelor contractuale;

Secţia materială

- se îngrijeşte de tipărirea biletelor şi de distribuirea acestora către filiale şi sucursale, împreună cu materialul de emitere (tarife, orare, manuale, breviare), când nu e stabilit altfel în contract;

- se îngrijeşte de întocmirea registrelor de stoc de bilete şi răspunde de gestionarea biletelor.

4) Biroul turism organizat în două compartimente:

a) compartimentul producţie format din trei secţii

Secţia programare generală care se ocupă cu studiul programelor de voiaj care cuprind următoarele operaţiuni:

- formarea itinerariului;

- alcătuirea devizului estimativ al costului pe baza informaţiilor şi tarifelor preluate din documentaţia agenţiei sau din acordurile speciale făcute cu filiale, furnizori sau agenţii corespondente, pentru serviciile prestate şi pentru preţurile aplicate fiecărui tip de serviciu;

- constituirea de contingente ( rezervări anticipate ale mijloacelor de transport sau ale camerelor de hotel în limitele contractuale);