Fundamente

2 Sistemul codificării cu bare

Codificarea reprezintă operaţiunea de transpunere în cod a elementelor definitorii ale unor obiecte, servicii sau fenomene.

Principalul obiectiv al codificării este identificarea rapidă şi precisă a elementelor unei mulţimi; dacă se preiau şi semnificaţiile relaţiilor stabilite între elementele mulţimii respective, codificarea îndeplineşte şi funcţia de reprezentare a clasificării.

Codul este o combinaţie de elemente simbolice folosită pentru transmiterea unei informaţii:

- litere (cod alfabetic),

- cifre (cod numeric),

- litere şi cifre (cod alfanumeric).

Codul cu bare este modalitatea de reprezentare grafică a caracterelor numerice sau alfanumerice prin alternarea unor bare albe şi negre, cu dimensiuni predefinite.

Codul cu bare pune la dispoziţia utilizatorilor o metodă de introducere automată a datelor în sistemul informatic, cu o viteză şi o acurateţe deosebite.

Activităţile comerciale moderne presupun localizarea şi identificarea rapidă a obiectului tranzacţiei. În acest context s-a consacrat conceptul de trasabilitate, definit drept aptitudinea de regăsire a istoricului, utilizării şi localizării unei entităţi prin identificări înregistrate, fiind evidente posibilităţile oferite de utilizarea în scopurile menţionate a unui sistem informaţional adecvat şi uşor accesibil, cum este codul cu bare.

Principalele aplicaţii ale codificării cu bare sunt:

- numerotarea, codificarea şi identificarea automată a produselor;

- gestionarea şi urmărirea automată a stocurilor;

- identificarea partenerilor de afaceri în comunicaţia comercială electronică;

- înregistrarea automată la casele de marcat din magazine.

Câteva din cele mai importante avantaje ale utilizării sistemului codificării cu bare la producător sunt:

- Urmărirea şi controlul producţiei în punctele de lucru şi pe flux;

- Managementul intrărilor, ieşirilor şi stocurilor de mărfuri în magazii şi depozite;

- Inventarierea stocurilor, mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar ;

- Controlul accesului şi înregistrarea prezenţei personalului.

Pentru comercianţi, codificarea cu bare asigură:

- o gestionare mai eficientă a stocurilor, oferind un grad înalt de computerizare a operaţiilor cu bunurile respective;

- o înregistrare mai rapidă şi mai precisă a produselor, ceea ce conduce la creşterea calităţii serviciilor pe care le oferă clienţilor;

- obţinerea de beneficii importante prin instalarea unui sistem de scanning, care poate fi folosit în toate practicile manageriale, cum ar fi: creşterea productivităţii la punctele de vânzare; eliminarea bonurilor şi a erorilor de înregistrare; scăderea timpului alocat operaţiilor contabile.

Pentru consumator, folosirea codurilor cu bare conduce la:

- dispariţia erorilor de preţ ce pot să apară la casele de marcare;

- reducerea timpului petrecut la casele de marcare;

- eliminarea facturii şi înlocuirea ei cu un bon pe care sunt trecute denumirea şi preţul fiecărui articol achiziţionat.

5.2.1 Elemente de bază ale codificării cu bare

Aplicarea tehnologiei codului cu bare a debutat în 1952 şi se bazează pe recunoaşterea acestor combinaţii de bare alb-negre cu ajutorul unor echipamente informatice specializate, însoţite de software-ul adecvat. Dispozitivele moderne execută o citire optică, informaţia cu conţinut comercial fiind preluată într-o singură trecere şi prelucrată cu ajutorul softului specializat.

În 1977 s-a constituit organismul european specializat, care din 1981 se numeşte EAN International (Asociaţia Europeană de Numerotare a Articolelor) - cu sediul la Bruxelles, iar sistemul armonizat de denumire şi codificare a produselor cuprinde peste 80 de state membre; acest sistem a fost adoptat şi de România în 1995, prin aderarea la Convenţia internaţională privind Sistemul armonizat de denumire şi codificare a mărfurilor, nomenclatorul conţinând 5018 grupe de mărfuri identificate prin coduri de câte şase cifre. În plus, standardele române sunt compatibile şi aliniate integral la standardele internaţionale privind codificarea cu bare.

Printre cele mai cunoscute coduri liniare folosite în practica internaţională se numără Codul UPC, Codul EAN, Codul 39, Codul 93, Codul 128, Codul 2 din 5, Codul 2 din 5 înlănţuit şi Codabar, fiecare dintre acestea fiind standardizate la nivel european şi preluate şi ca standarde româneşti (Comitetul Tehnic CT 300 - Coduri cu bare).

Ele se deosebesc prin particularităţile şirului de caractere folosit la codificare, astfel:

- codurile numerice, care reprezintă doar cifre (codurile EAN şi UPC);

- coduri alfanumerice, care reprezintă atât cifre, cât şi litere (codurile 128 şi 39);

- coduri cu lungime fixă, la care dimensiunea şirului de caractere este fixă (de exemplu, la codul EAN şirul are 13 elemente, iar în varianta scurtă are opt elemente);

- coduri cu lungime variabilă, unde şirul de caractere poate avea o lungime variabilă (codurile 128 şi 39).

5.2.2 Principalele coduri cu bare utilizate în comerţul internaţional

Codul UPC (Universal Product Code) este folosit mai ales în economia S.U.A. (după unele surse se pare că peste 95% din produsele comercializate în S.U.A. sunt codificate în acest fel) şi a apărut prin anii '70 din necesitatea creşterii eficienţei activităţilor din reţeaua comercială cu amănuntul de pe piaţa americană, dorindu-se automatizarea prelucrării informaţiilor legate de desfaceri.

Acest cod este format dintr-o serie de 12 caractere numerice, fiecare cu semnificaţie aparte (figura 5.1):

- primul caracter este de fapt o "cheie a clasificării" (key number);

- următoarele cinci identifică producătorul;

- următoarele cinci identifică produsul;

- ultimul caracter este o cifră de control, servind la înlesnirea citirii optice şi se calculează în funcţie de caracterele precedente.

Figura 5.1 Structura codului UPC

Codul EAN (European Article Numbering) este o replică europeană la codul UPC şi a apărut din necesitatea uniformizării sistemelor de clasificare şi codificare a mărfurilor în schimburile internaţionale.

Codul EAN (figura 5.2) este o serie de 13 caractere numerice, în cazul României structura fiind următoarea:

- indicativul ţării - primele trei cifre reprezintă prefixul ţării, atribuit de EAN şi se aplică produselor fabricate şi chiar comercializate în ţară (pentru România este 594);

- identificarea produsului se face prin nouă cifre: CNP (Codul Naţional al Producătorului), care este atribuit de EAN România în momentul aderării şi are patru cifre, urmat apoi de CIP (Codul Interfaţă al Produsului) care are cinci cifre şi serveşte la identificarea produsului în cele mai mici amănunte ;

- cifra de control are acelaşi rol ca şi în cazul codului UPC:

5 9 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Prefix ţară CNP CIP

Figura 5.2 Structura codului EAN

Trebuie precizat că la producător se aplică numerotarea conform codului EAN numai pentru produsele care se distribuie în mod general şi fără restricţii. În celelalte cazuri, numerele nu au nici o semnificaţie, numărul nu poartă informaţii despre entitatea identificată (despre ţara de origine, furnizorul, tipul sau preţul articolului) şi nici nu constituie mijloc de clasificare; cu alte cuvinte, numărul respectiv are doar rol de identificare unică a articolului respectiv.